주주총회 의사록 작성법: 기재 사항, 양식, 작성 예시와 AI 활용 (2026년)

주주총회 의사록은 상법이 작성과 비치를 의무로 정한 법정 문서입니다. 이사 선임이나 정관 변경 등기를 신청할 때 등기소에 제출하고, 주주나 채권자가 열람을 청구하기도 합니다. 사내 회의록과는 읽는 사람도, 요구되는 정확도도 다릅니다.

그런데 의사록을 쓰는 사람은 총무·법무 담당자이거나, 법무사 없이 직접 절차를 진행하는 스타트업 대표인 경우가 많습니다. 그래서 매년 같은 시기에 지난해 의사록을 찾아 양식을 그대로 따라 쓰게 됩니다.

이 글에서는 다음 내용을 차례로 다룹니다. 의사록의 기재 사항, 정기·임시주주총회 양식, 안건별 작성 예시, 서면결의 의사록, 등기에서 보정 요구를 받기 쉬운 부분, 질의응답 기록에 AI를 활용하는 방법입니다.

⚠️ 이 글은 2026년 11월 기준 공개 정보와 사용자 피드백을 바탕으로 독자적으로 정리한 것입니다.

이 글은 일반적인 정보 제공을 위한 것이며 법률 자문이 아닙니다. 구체적인 요건은 회사의 지배구조와 정관에 따라 다르므로 변호사나 법무사에게 확인하시기 바랍니다.

목차

1. 주주총회 의사록이란? 작성 의무와 비치
2. 정기주주총회와 임시주주총회의 차이
3. 의사록에 반드시 들어갈 내용
4. 결의 종류와 의사록 표현
5. 작성 순서: 총회 전, 당일, 총회 후
6. 바로 쓰는 주주총회 의사록 양식
7. 안건별 작성 예시
8. 서면결의 의사록
9. 기명날인, 공증, 등기 시 주의점
10. 자주 하는 실수 6가지
11. 질의응답 기록에 AI 활용하기
12. 자주 묻는 질문
13. 마무리

주주총회 의사록이란? 작성 의무와 비치

주주총회 의사록은 주주총회의 의사 경과와 그 결과를 기록한 문서입니다. 상법 제373조는 주주총회의 의사에 관해 의사록을 작성하도록 정하고 있습니다. 의사록에는 의사의 경과요령과 그 결과를 기재하고, 의장과 출석한 이사가 기명날인 또는 서명해야 합니다. 상장회사든 주주가 한 명뿐인 회사든 이 의무는 같습니다.

작성한 의사록은 다음과 같이 관리합니다.

• 비치: 이사는 정관과 주주총회 의사록을 본점과 지점에 비치해야 합니다(상법 제396조 제1항).
• 열람·등사: 주주와 회사채권자는 영업시간 내에 언제든지 의사록의 열람 또는 등사를 청구할 수 있습니다(같은 조 제2항).
• 등기 첨부: 이사·감사 선임, 정관 변경에 따른 상호·목적 변경, 신주 발행 등을 주주총회에서 결의했다면 변경등기 신청서에 의사록을 첨부합니다.

정해진 서식은 없습니다. 기재 사항을 충족하면 표 형식이든 문장 형식이든 괜찮습니다. 다만 등기소가 심사하는 문서이므로, 사실관계와 숫자가 다른 서류와 정확히 맞아야 합니다.

정기주주총회와 임시주주총회의 차이

작성 방법 자체는 같지만, 개최 이유와 주요 안건이 다릅니다.

스타트업은 투자 유치 때마다 임시주주총회나 서면결의를 거치는 경우가 많아, 의사록을 작성하는 횟수가 생각보다 많습니다. 회사 표준 양식을 하나 마련해 두면 매번 같은 형식으로 쓸 수 있어 작업이 훨씬 수월합니다.

의사록에 반드시 들어갈 내용

상법이 직접 정한 기재 사항은 "의사의 경과요령과 그 결과" 그리고 의장과 출석 이사의 기명날인 또는 서명입니다. 실무에서는 등기와 감사에 대비해 다음 항목을 빠짐없이 기재합니다.

특히 출석 주식 수와 성원 보고가 빠지면 결의가 유효하게 성립했는지 문서만으로 확인할 수 없습니다. 등기 심사에서도 자주 확인하는 부분이므로 매번 빠뜨리지 않도록 합니다.

결의 종류와 의사록 표현

주주총회 결의는 안건의 중요도에 따라 요건이 다릅니다. 의사록에는 어떤 요건을 충족해 가결되었는지 드러나도록 씁니다.

가결 문구는 결의 종류에 맞춰 표현을 달리합니다.

• 보통결의: "의장이 본 안건의 찬반을 물은 결과, 출석한 주주 의결권의 과반수이자 발행주식총수의 4분의 1 이상의 찬성으로 원안대로 승인 가결되었다."
• 특별결의: "의장이 본 안건의 찬반을 물은 결과, 출석한 주주 의결권의 3분의 2 이상이자 발행주식총수의 3분의 1 이상의 찬성으로 원안대로 승인 가결되었다."

전원이 찬성했다면 "출석 주주 전원의 찬성으로"라고 써도 됩니다. 어느 쪽이든 가결에 필요한 요건을 충족했다는 사실이 문장에서 읽혀야 합니다.

작성 순서: 총회 전, 당일, 총회 후

총회 전. 소집통지서와 안건을 바탕으로 의사록의 뼈대를 먼저 만듭니다. 제목, 일시와 장소, 의장, 출석 예정 이사, 안건별 제목을 채워 두면 당일에는 결과만 적으면 됩니다. 주주명부에서 발행주식총수와 의결권 있는 주식 수도 미리 확인해 둡니다.

총회 당일. 개회 시 출석 주주 수와 주식 수를 확정하고, 의장이 정족수 충족을 선언한 내용을 기록합니다. 안건마다 설명자, 주요 질의, 표결 방법과 결과를 메모합니다. 수정 동의나 의사진행 발언이 나왔다면 그 내용과 처리 결과도 기록해야 합니다.

총회 후. 기억이 생생할 때, 가능하면 당일에, 늦어도 며칠 안에 정리합니다. 의장과 출석 이사에게 내용 확인을 받은 뒤 기명날인 또는 서명을 받습니다. 임원 변경처럼 등기가 필요한 안건이 있다면, 변경등기 신청 기한(원칙적으로 본점 소재지에서 2주 이내)에서 거꾸로 계산해 일정을 잡습니다.

바로 쓰는 주주총회 의사록 양식

정기주주총회를 기준으로 한 양식입니다. 임시주주총회라면 제목과 안건만 바꾸어 사용합니다.

제◯기 정기주주총회 의사록

1. 일시      2026년 ◯월 ◯일(◯) 오전 10시 00분 ~ 오전 11시 00분
2. 장소      서울특별시 ◯◯구 ◯◯로 ◯◯ 당사 본점 회의실
             (일부 주주와 이사는 화상회의 시스템으로 참석함)
3. 발행주식총수              ◯주
   의결권 있는 주식 수         ◯주
4. 출석 주주 수(위임 포함)      ◯명
   출석 주식 수               ◯주 (의결권 있는 주식 수의 ◯%)
5. 출석 이사  ◯◯◯, ◯◯◯, ◯◯◯
   출석 감사  ◯◯◯
6. 의장      대표이사 ◯◯◯

의사의 경과요령과 그 결과

정관 규정에 따라 대표이사 ◯◯◯이 의장석에 등단하여 위와 같이
주주가 출석하여 본 총회가 적법하게 성립되었음을 보고하고 개회를
선언하다.

보고사항 제◯기(2025년 ◯월 ◯일부터 2026년 ◯월 ◯일까지) 영업보고
  의장은 제◯기 영업 현황을 영업보고서에 따라 보고하다.

결의사항
제1호 의안 제◯기 재무제표 승인의 건
  의장은 제◯기 재무상태표, 손익계산서, 자본변동표, 현금흐름표 및
  주석에 관하여 설명하고 그 승인을 구하다.
  감사 ◯◯◯은 감사 결과 재무제표가 적정하다는 취지로 보고하다.
  의장이 본 의안의 찬반을 물은 결과, 출석 주주 전원의 찬성으로
  원안대로 승인 가결되다.

제2호 의안 (이하 같은 형식으로 기재)

의장은 이상으로 회의 목적사항 전부의 심의를 마쳤으므로
오전 11시 00분 폐회를 선언하다.

위 의사의 경과요령과 결과를 명확히 하기 위하여 이 의사록을
작성하고 의장과 출석한 이사가 아래와 같이 기명날인 또는 서명하다.

  2026년 ◯월 ◯일
  주식회사 ◯◯◯◯ 제◯기 정기주주총회
  의장 대표이사 ◯◯◯ (인)
  사내이사     ◯◯◯ (인)
  사내이사     ◯◯◯ (인)

안건별 작성 예시

자주 등장하는 세 가지 안건의 결의사항 작성법입니다.

이사 선임(보통결의)

제2호 의안 이사 2인 선임의 건
  의장은 본 총회 종결 시로 이사 전원(2인)의 임기가 만료되므로
  이사 2인을 선임하고자 한다고 설명하고 후보자를 제안하다.
  의장이 그 찬반을 물은 결과, 출석 주주 의결권의 과반수이자
  발행주식총수의 4분의 1 이상의 찬성으로 다음과 같이 선임하다.
    사내이사 ◯◯◯ (재선임)
    사내이사 ◯◯◯ (신규 선임)
  피선임자는 모두 그 자리에서 취임을 승낙하다.

마지막 "그 자리에서 취임을 승낙하다"라는 문장은 등기에서 취임승낙서를 대신하거나 보완하는 역할을 합니다. 피선임자가 총회에 출석하지 않았다면 별도로 취임승낙서를 받아 둡니다.

정관 변경(특별결의)

제3호 의안 정관 일부 변경의 건
  의장은 사업 확대에 대응하기 위하여 정관 제2조(목적)에 다음 사항을
  추가하고자 한다고 설명하다.
    (추가) ◯. ◯◯◯◯ 관련 사업
  의장이 그 찬반을 물은 결과, 출석 주주 의결권의 3분의 2 이상이자
  발행주식총수의 3분의 1 이상의 찬성으로 원안대로 승인 가결되다.

질의응답이 있었던 경우

  본 의안 심의 중 주주 ◯◯◯이 향후 배당 정책에 관하여 질의하였고,
  대표이사 ◯◯◯은 성장 투자를 우선하되 실적에 따라 배당을 검토하겠다는
  취지로 답변하다.

질의응답을 모두 받아 적을 필요는 없습니다. 누가 무엇을 질문했고, 누가 어떤 취지로 답변했는지 한두 문장으로 요약하면 충분합니다.

서면결의 의사록

자본금 총액이 10억 원 미만인 회사는 주주 전원의 동의가 있으면 서면에 의한 결의로 주주총회 결의를 갈음할 수 있습니다(상법 제363조 제4항). 주주가 적은 회사나 주주 전원과 쉽게 연락할 수 있는 스타트업에서 자주 씁니다.

이 경우에도 결의 내용을 문서로 남겨야 합니다. 다음과 같은 형식이 일반적입니다.

임시주주총회 서면결의서

1. 결의 사항
   제1호 의안 신주 발행의 건
   (발행할 주식의 종류와 수, 발행가액 등 기재)
2. 제안자 대표이사 ◯◯◯
3. 결의일 2026년 ◯월 ◯일

상법 제363조 제4항에 따라 주주 전원이 위 결의 사항에 대하여 서면으로
동의하였으므로, 주주총회 결의를 갈음하는 서면결의가 성립하였다.

  주주 ◯◯◯ (인)  보유 주식 수 ◯주
  주주 ◯◯◯ (인)  보유 주식 수 ◯주

결의일은 마지막 주주의 동의서가 회사에 도달한 날을 기준으로 정리하는 것이 안전합니다. 동의서 원본이나 전자 파일도 함께 보관해 두세요.

기명날인, 공증, 등기 시 주의점

• 기명날인 또는 서명: 의장과 출석한 이사가 기명날인 또는 서명합니다(상법 제373조 제2항). 등기에 사용할 의사록은 등기소가 요구하는 인감 날인 여부를 미리 확인합니다.
• 공증: 법인 등기 신청에 첨부하는 주주총회 의사록은 원칙적으로 공증인의 인증을 받아야 합니다(공증인법 제66조의2). 회사 규모 등에 따른 예외가 있으므로 법무사에게 확인하시기 바랍니다.
• 서류 간 일치: 등기에서 보정 요구를 받기 쉬운 것은 의사록과 주주명부, 취임승낙서, 인감증명서의 내용이 서로 맞지 않는 경우입니다. 성명, 주민등록번호 앞자리, 주소, 날짜, 주식 수는 제출 전에 서류끼리 대조하세요.
• 전자적 방법: 전자투표(상법 제368조의4)는 가능하지만, 물리적 회의 장소를 전혀 두지 않는 전면 온라인 총회에 대해서는 신중한 해석이 많습니다. 화상 참석을 병행한다면 본점 등에 회의 장소를 정하고, 그 사실을 의사록에 기재하세요.

자주 하는 실수 6가지

1. 성원 보고가 빠져 있다. 결의가 유효하게 성립했는지 확인할 수 없어 등기 보정 사유가 됩니다.
2. 결의 요건과 가결 문구가 맞지 않는다. 특별결의 안건에 "과반수 찬성"이라고 쓰면 요건을 충족하지 못한 것처럼 읽힙니다.
3. 화상 참석 방법을 적지 않았다. 하이브리드로 개최했는데 화상으로 참석한 주주나 이사의 참석 방법이 빠지는 경우입니다.
4. 취임 승낙 기재가 없다. 피선임자가 그 자리에서 승낙했는데도 의사록에 없으면 별도의 취임승낙서가 필요합니다.
5. 서면결의 날짜가 불분명하다. 동의서 도달일과 결의일이 어긋나면 효력 발생일이 문제가 됩니다.
6. 작성과 보관이 뒤로 밀린다. 시간이 지날수록 기억은 흐려지고 등기 기한도 지키기 어려워집니다. 담당자와 기한을 미리 정해 두세요.

질의응답 기록에 AI 활용하기

의사록 작성에서 가장 손이 많이 가는 일은 질의응답과 의장의 설명을 총회가 진행되는 동안 바로 기록하는 작업입니다. 주주가 많거나 하이브리드로 열리는 총회에서는 담당자가 진행을 돕는 동시에 기록까지 맡기 어렵습니다.

SuperIntern은 Mac과 Windows에서 동작하는 데스크톱 앱입니다. PC의 마이크와 스피커에서 직접 음성을 받아오기 때문에 회의에 봇이 들어가지 않습니다. 현장 발언도, Zoom·Teams·Google Meet으로 참석한 주주의 발언도 PC 한 대로 함께 기록할 수 있습니다.

주주총회에서 유용한 기능은 다음과 같습니다.

• AI Canvas로 의사록 형식에 맞춘 초안 작성. "출석 주주 수와 주식 수, 안건별 설명자와 질의응답 요약, 표결 결과, 선임된 임원 성명을 기록해 줘"라고 한 번 지시해 두세요. 총회가 진행되는 동안 그 형식에 맞춰 초안이 채워집니다.
• 화자 분리. 의장, 답변한 이사, 질문한 주주의 발언을 구분해 기록합니다. 그래서 질의응답을 요약할 때 발언자를 혼동하지 않습니다.
• 맞춤 사전. 임원 이름, 회사명, 제품명을 등록해 두면 표기 오류가 줄어듭니다.
• 회의 후 AI 채팅. "안건별 표결 결과와 주주 질문과 답변을 정리해 줘"라고 물으면, 의사록을 정식으로 옮겨 적기 전의 확인 작업을 짧은 시간에 끝낼 수 있습니다.
• 실시간 번역. 해외 투자자나 외국인 이사가 영어로 발언해도 괜찮습니다. 50개 이상 언어의 번역 자막으로 내용을 따라가며 한국어 초안을 만들 수 있습니다.

주의할 점도 두 가지 있습니다. 첫째, AI 결과물은 어디까지나 초안입니다. 필요한 기재 사항이 모두 들어갔는지, 결의 문구가 정확한지 담당자가 확인해야 합니다. 그런 다음 의장과 이사가 기명날인해야 정식 의사록이 됩니다. 둘째, 주주총회 녹음에 대한 회사의 방침을 정해 두어야 합니다. 개회 시 녹음 사실을 안내하고, 의사록을 확정한 뒤 녹음 파일을 언제까지 보관할지도 정해 두세요.

SuperIntern에는 신용카드 등록 없이 쓸 수 있는 무료 플랜과, 월 20달러에 최대 100시간까지 쓸 수 있는 Plus 플랜이 있습니다. 먼저 이사회나 경영회의에서 초안 품질을 확인한 뒤 주주총회에 도입하기를 권합니다.

자주 묻는 질문

주주총회 의사록은 누가 작성하나요?

상법은 의장과 출석한 이사가 기명날인 또는 서명하도록 정하고 있을 뿐, 작성자를 따로 지정하지 않습니다. 실무에서는 총무·법무 담당자가 초안을 쓰고 의장과 이사가 확인하는 방식이 일반적이며, 법무사에게 작성을 맡기기도 합니다.

주주가 한 명뿐인 회사도 의사록이 필요한가요?

필요합니다. 1인 회사라도 주주총회 결의가 이루어지므로 의사록을 작성해야 합니다. 자본금 10억 원 미만 회사라면 서면결의로 주주총회를 갈음하고 그 내용을 문서로 남기는 방법도 많이 씁니다.

화상으로 참석한 주주가 있다면 무엇을 써야 하나요?

회의 장소와 함께, 그 장소에 있지 않은 주주나 이사가 어떤 방법으로 참석했는지 기재합니다. 예를 들어 "일부 주주는 화상회의 시스템을 이용하여 참석함"과 같이 씁니다. 화상 참석자의 의결권 행사 방식도 정관과 법령에 맞는지 미리 확인하세요.

의사록은 언제까지 보관하나요?

상법은 본점과 지점에 비치하도록 정하고 있을 뿐 별도의 보존 기간을 두고 있지 않습니다. 회사의 주요 의사결정을 증명하는 기록이므로, 실무에서는 대부분 영구 보존합니다.

의사록에 날인 대신 서명해도 되나요?

됩니다. 상법은 기명날인 또는 서명을 모두 인정합니다. 다만 등기에 사용하는 의사록은 인감 날인이 필요한 경우가 있으므로, 제출 전에 등기소 요건을 확인하세요.

주주총회를 녹음해서 AI로 의사록을 써도 되나요?

초안 작성에는 매우 유용합니다. 다만 개회 시 녹음 사실을 안내하고, 녹음 파일의 보관 기간과 삭제 방침을 정한 뒤에 사용하세요. 무엇을 의사록에 남길지 판단하고 기명날인으로 확정하는 일은 사람의 몫입니다.

마무리

주주총회 의사록에서 챙길 것은 많지 않습니다. 출석 현황과 성원 보고를 적고, 결의 요건에 맞는 가결 문구를 쓰고, 선임된 임원의 취임 승낙까지 기록합니다. 서면결의라면 결의일을 정확히 적고, 의장과 출석 이사의 기명날인을 받아 본점과 지점에 비치합니다.

형식은 양식으로 고정할 수 있습니다. 남는 부담은 총회 진행을 도우면서 질의응답을 기록하는 일입니다. 봇 없는 AI 어시스턴트로 현장과 화상회의 발언을 함께 기록하면, 담당자는 내용 확인과 등기 서류 대조에 시간을 쓸 수 있습니다.

다음 주주총회부터는 의사록 초안을 총회 진행 중에 완성해 보세요. SuperIntern은 무료로 시작할 수 있습니다(신용카드 등록 불필요).

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