5 ChatGPT-Prompt-Vorlagen für KI-Meeting-Protokolle [Ausgabe 2026]

„Wenn ich ChatGPT bitte, ein Meeting zusammenzufassen, kann ich das Ergebnis nicht als Protokoll verwenden."

„Ich habe meine Vorlagen gespeichert, aber das ständige Kopieren vor jedem Meeting nervt."

„Egal welches Meeting – ich bekomme immer dieselbe Zusammenfassung. Für unterschiedliche Meeting-Typen brauche ich aber unterschiedliche Strukturen."

„Alle reden von besseren Prompts, aber konkret weiß ich nicht, was ich schreiben soll."

Wenn Sie einer KI (ChatGPT, Gemini, Claude usw.) die Audio Ihres Meetings übergeben und „bitte zusammenfassen" eingeben, bekommen Sie meist dasselbe Drei-Teiler-Schema zurück: Überblick, Kernpunkte, Action Items. Egal ob es sich um ein Daily Standup oder ein Vertriebsgespräch handelt – das Format bleibt identisch.

Das ist eine Zusammenfassung, aber noch lange kein einsatzfähiges Meeting-Protokoll. In einem Daily Standup wollen Sie Fortschritt pro Person sehen. In einem Vertriebsgespräch zählen BANT-Kriterien und die nächste Aktion. Im Bewerbungsgespräch brauchen Sie Bewertungen pro Kriterium. Diese Struktur fehlt fast immer.

Diese Lücke schließt kein besseres KI-Modell, sondern der Prompt. In diesem Beitrag finden Sie fünf Prompt-Vorlagen, jede zugeschnitten auf einen konkreten Meeting-Typ, zum direkten Kopieren. Die Vorlagen funktionieren in jeder KI gleichermaßen. Im zweiten Teil gehen wir auch darauf ein, wie man die Hürde im Alltag – „immer wieder kopieren und einfügen" – loswird.

⚠️ Dieser Artikel wurde unabhängig von NanoHuman Inc. auf Grundlage öffentlich zugänglicher Informationen und Nutzer-Feedback mit Stand Mai 2026 erstellt.

5 Prompt-Vorlagen für brauchbare Meeting-Notizen

Jede Vorlage wird im weiteren Verlauf ausführlich erläutert.

Wie aus einer Meeting-Zusammenfassung ein echtes Meeting-Protokoll wird

Wenn Sie der KI eine Audiodatei übergeben und einfach nur „bitte zusammenfassen" eingeben, bekommen Sie das übliche Drei-Teiler-Schema zurück: Überblick, Kernpunkte, Action Items. Als Meeting-Zusammenfassung ist das durchaus brauchbar, aber es ist noch kein Meeting-Protokoll, mit dem im Arbeitsalltag tatsächlich gearbeitet wird.

Meeting-Zusammenfassung und Meeting-Protokoll sind zwei verschiedene Dokumente. Die Zusammenfassung ist ein verdichteter Lesetext darüber, was im Meeting gesagt wurde. Das Protokoll ist ein Mitschnitt in einer festen Form, mit dem hinterher weitergearbeitet wird. Leser und Verwendungszweck sind unterschiedlich, deshalb wird aus einer noch so gut polierten Zusammenfassung niemals automatisch ein Protokoll.

Was die beiden trennt, ist nicht die Leistungsfähigkeit der KI, sondern der Prompt. Ein Prompt ohne Strukturvorgabe liefert eine Meeting-Zusammenfassung; ein Prompt, der die für den Meeting-Typ passende Struktur explizit vorgibt, liefert ein ordentliches Protokoll. Dieselbe KI, dieselbe Audiodatei: Welche der beiden Ausgaben Sie erhalten, hängt am Prompt.

Ein Daily Standup braucht ein anderes Format als ein 1:1, und ein 1:1 ein anderes als ein Vertriebsgespräch. Welche Informationen die Leser (Engineering Manager, Führungskraft, Vertrieb) später nachschlagen und in welcher Reihenfolge, ist je Meeting-Typ unterschiedlich. Ob Sie die passende „Form" als Prompt mitgeben, macht am Ende den Unterschied bei der Qualität des Protokolls aus.

In diesem Beitrag stellen wir für jeden der fünf in der Tabelle oben genannten Meeting-Typen eine Prompt-Vorlage vor, die Sie direkt per Copy-and-paste übernehmen können.

Drei Bausteine eines wirksamen Prompts für Meeting-Notizen

Bevor wir zu den Vorlagen kommen, hier die drei Bausteine, die in allen fünf Prompts auftauchen.

Rolle: In welcher Funktion die KI das Protokoll schreibt

Geben Sie der KI eine konkrete Rolle: „als erfahrene Engineering Managerin", „als Senior Sales Executive". Mit der Rolle ändert sich, welche Informationen die KI für relevant hält und wie sie priorisiert.

Ausgabeformat: Welche Bestandteile das Protokoll enthält

Benennen Sie Abschnitte und deren Inhalt explizit: „## Entscheidungen", „## Action Items (mit Verantwortlichen und Fristen)". Je klarer die Struktur, desto stabiler die Ausgabe.

Kontext: Welche Vorabinformationen die KI zusätzlich braucht

Übergeben Sie Meeting-Ziel, Rollen der Teilnehmer und Vorhistorie neben der Audiodatei im Prompt. Wenn nur die Audio vorliegt, bleibt die KI an der Oberfläche der Gesprächsstränge hängen.

Mit diesen drei Bausteinen im Hinterkopf werden die nächsten fünf Vorlagen leichter zu lesen. In den Vorlagen steht {{...}} für die Stellen, die Sie vor jedem Meeting selbst füllen (Meeting-Kontext), und {...} für die Stellen, die die KI beim Generieren füllt (Ausgabestruktur).

5 Meeting-Notizen-Vorlagen nach Meeting-Typ

„Meeting-Notizen" ist hier breit gemeint: jedes Dokument mit fester Form, auf das man nach dem Meeting noch einmal zurückgreift. Was in der Praxis „Interview-Report" oder „Sales-Report" heißt, gehört genauso dazu – das Ziel (ein wiederverwendbarer Mitschnitt mit Struktur) ist dasselbe.

Vorlage 1: Daily Standup / Statusrunde

Ziel der Ausgabe: Fortschritt pro Person, Blocker und Tagesfokus in einem Format, das man in 30 Sekunden überfliegen kann. Lange Zusammenfassungstexte sind hier kontraproduktiv.

Sie sind eine erfahrene Engineering Managerin.
Erstellen Sie aus der folgenden Audio eines Daily Standups Meeting-Notizen.

[Meeting-Kontext]
- Ziel des Meetings: Tagesfortschritt prüfen und Blocker auflösen
- Teilnehmer: {{Namen und Rollen}}

[Ausgabeformat]
## Zusammenfassung pro Person
### {Name}
- Gestern: {Was wurde abgeschlossen}
- Heute: {Was steht an}
- Blocker: {Wenn vorhanden, sonst „keine"}

## Teamweite Blocker und Verantwortlichkeiten
- {Blocker}: {Wer kümmert sich, bis wann}

## Fokus des Tages für das Team
- {Ein bis zwei Zeilen zur übergeordneten Ausrichtung}

[Regeln]
- Jede Person in maximal 3 Zeilen
- Blocker enthalten immer einen Verantwortlichen und eine Frist
- Smalltalk und Abschweifungen weglassen

Worauf zu achten ist:

• Klare Beschränkungen wie „maximal 3 Zeilen" oder „mit Verantwortlichem und Frist" bremsen die KI, die sonst zu jedem Punkt einen Absatz schreibt.
• Ohne die Anweisung „kein Smalltalk" landet auch noch die Wochenend-Anekdote im Protokoll.

Vorlage 2: 1:1-Gespräch (Mitarbeitergespräch)

Ziel der Ausgabe: Karriere, persönliche Anliegen und Hinweise auf psychologische Sicherheit erfassen und daraus konkrete Follow-ups für die Führungskraft ableiten. Anders als bei reinen Sach-Meetings hängt der Wert des Protokolls daran, wie gut Emotionen und Zwischentöne mit aufgenommen werden.

Sie sind eine erfahrene Führungskraft und erstellen aus der folgenden Audio die Notizen eines 1:1-Gesprächs mit einem Teammitglied.
Achten Sie nicht nur auf Fakten, sondern auch auf Gefühle, Karrierewünsche und mögliche Bedenken.

[Meeting-Kontext]
- Ziel des Meetings: Karriereentwicklung des Teammitglieds und Lösung offener Anliegen
- Teilnehmer: {{Name der Führungskraft}} und {{Name des Teammitglieds}}
- Offene Punkte aus dem vorigen 1:1: {{Falls vorhanden}}

[Ausgabeformat]
## Karriereziele und Fortschritt
- Aktuelles Ziel: {Wie vom Teammitglied formuliert}
- Fortschritt aus Sicht des Teammitglieds: {Eigeneinschätzung}
- Einschätzung der Führungskraft: {Aus dem Gespräch ableitbarer tatsächlicher Stand}

## Hauptthemen des Gesprächs
- {Thema}: {Kurzfassung} (Priorität: hoch/mittel/niedrig)

## Aktuelle Anliegen des Teammitglieds
- {Anliegen}: {Vermutete Hintergründe oder Ursachen}

## Follow-ups der Führungskraft bis zum nächsten 1:1
- {Wer} {bis wann} {macht was}

## Notizen zur psychologischen Sicherheit
- {Themen, bei denen das Teammitglied zurückhaltend wirkte, oder Aussagen, die später vertieft werden sollten}

[Regeln]
- Fakten und Vermutungen strikt trennen
- Keine bewertenden Begriffe verwenden (etwa „leistungsstark" oder „problematisch")
- Priorität wird an Karrierewirkung und Arbeitsauswirkung gemessen

Worauf zu achten ist:

• Wenn man die KI zwingt, „Fakten" und „Vermutungen" zu trennen, schreibt sie ihre eigenen Interpretationen nicht mehr als Tatsachen hin – wirft aber trotzdem nützliche Beobachtungen ab.
• Das Verbot bewertender Vokabeln schützt für den Fall, dass die Notizen versehentlich weitergeleitet werden.

Vorlage 3: Bewerbungsgespräch

Ziel der Ausgabe: Aussagen des Kandidaten oder der Kandidatin pro Bewertungskriterium ordnen und so eine Grundlage für die nächste Runde schaffen. Da sich subjektive Eindrücke und objektive Fakten leicht vermischen, halten wir beide bewusst getrennt.

Sie sind eine erfahrene Recruiterin.
Erstellen Sie aus der folgenden Audio des Interviews einen Bewertungsbericht (Meeting-Notizen).

[Meeting-Kontext]
- Position: {{Stellenbezeichnung}}
- Kandidat:in: {{Name}}, Berufserfahrung {{Jahre}} Jahre
- Phase: {{Erstgespräch / Zweitgespräch / Finalrunde}}
- Bewertungskriterien: {{z. B. Fachkompetenz / Cultural Fit / Leadership / Lernbereitschaft}}

[Ausgabeformat]
## Kandidatenprofil
- Bisheriger Werdegang: {Kurzfassung}
- Stärken: {Aus den Aussagen ableitbar}
- Motivationsprofil: {Was ist der Person besonders wichtig}

## Einschätzung pro Bewertungskriterium
### {Kriterium 1}
- Aussagen der Kandidat:in (Fakten): {2 bis 3 wörtliche Zitate}
- Einschätzung (subjektiv): {Stärken und Bedenken}
- Score (1–5): {Wert} – Begründung: {Eine Zeile}

(Pro Kriterium wiederholen)

## Gesamtempfehlung
- Gesamt-Score: {1–5}
- Empfohlene Aktion: {Weiter in die nächste Runde / andere Position prüfen / Absage}
- Begründung: {2 bis 3 Zeilen}

## Offene Punkte für die nächste Interview-Runde
- {Punkt}: {Warum nachgehakt werden sollte}

[Regeln]
- Im Abschnitt „Fakten" immer wörtliche Zitate verwenden
- „Einschätzung (subjektiv)" und „Fakten" klar trennen
- Score-Begründung in maximal einer Zeile

Worauf zu achten ist:

• Wenn man pro Kriterium „Aussagen (Fakten)" und „Einschätzung (subjektiv)" getrennt aufschreiben lässt, kann das Hiring-Team später fair darüber diskutieren.
• Die offenen Punkte für die nächste Runde ergeben gleichzeitig eine Übergabenotiz für die nächste Interviewerin.

Vorlage 4: Kunden-Discovery-Call

Ziel der Ausgabe: Was beim Kunden im Detail wehtut, so festhalten, dass Vertrieb und Produktmanagement es später noch einmal verwenden können. Festgehalten werden dabei sowohl Zahlen im BANT-Stil als auch das Persona-Material – also wer beim Kunden warum mit dem Problem zu kämpfen hat.

Sie sind ein erfahrener B2B-Produktmanager.
Erstellen Sie aus der folgenden Audio des Discovery-Calls einen strukturierten Discovery-Bericht.

[Meeting-Kontext]
- Kundenunternehmen: {{Name}}, Branche {{SaaS, Fertigung, Finanzen usw.}}, Größe {{Mitarbeiterzahl oder Umsatz}}
- Teilnehmer: {{Auf Kundenseite und auf unserer Seite}}
- Ziel des Discovery-Calls: {{z. B. Hypothese zu einem neuen Feature validieren}}

[Ausgabeformat]
## Kundenprofil
- Branche, Größe, Besonderheiten der Organisationsstruktur
- Verhältnis zwischen Entscheidern und Operative

## Aktuelle Probleme des Kunden
- {Problem 1}: {Hintergrund / Häufigkeit / aktueller Workaround}
- {Problem 2}: {analog}
(Nach Priorität absteigend auflisten)

## Quantitative Informationen zum Problem
- Betroffene Personen und Häufigkeit: {Im Gespräch genannte Zahlen}
- Aktuelle Kosten (Zeit oder Geld): {Wenn genannt, sonst „nicht bestätigt"}

## Geprüfte Lösungsansätze
- Bereits geprüfte Alternativen außerhalb unseres Produkts: {Wettbewerber oder Workarounds}
- Möglichkeit einer Eigenentwicklung: {ja / nein / unklar}

## Entscheidungsprozess
- Entscheider: {Rolle und Name}
- Zeitrahmen für die Einführung: {Bis wann gewünscht}
- Budget: {Wenn genannt; sonst „nicht bestätigt"}

## Aktionen bis zum nächsten Termin
- Unsere Seite: {Wer} {bis wann} {macht was}
- Kundenseite: {Hausaufgaben, die der Kunde übernimmt}

[Regeln]
- Zahlen werden nur übernommen, wenn sie wörtlich im Audio genannt werden; nicht extrapolieren
- Nicht erwähnte Punkte explizit als „nicht bestätigt" markieren
- Wettbewerbernamen nur dann nennen, wenn sie im Audio auftauchen

Worauf zu achten ist:

• Die Regel „nicht extrapolieren" reduziert Halluzinationen, vor allem bei Zahlen.
• Wer „nicht bestätigt" sauber stehen lässt, kann den Bericht direkt als Agenda für das nächste Gespräch verwenden.

Vorlage 5: Vertriebsgespräch

Ziel der Ausgabe: Fortschritt im Deal nach BANT (Budget, Autorität, Bedarf, Zeitrahmen) ordnen, Next Steps formulieren und die Abschlusswahrscheinlichkeit aktualisieren. Beim Schreiben darauf achten, dass die Notizen so detailliert sind, dass man sie ohne Umarbeitung ins CRM kippen kann.

Sie sind ein erfahrener Enterprise Sales Executive.
Erstellen Sie aus der folgenden Audio des Vertriebsgesprächs strukturierte Notizen.

[Meeting-Kontext]
- Kundenunternehmen: {{Name}}, Branche {{SaaS, Fertigung, Finanzen usw.}}
- Phase: {{Erstpräsentation / Vertiefung / Finalisierung / Closing}}
- Teilnehmer: {{Auf Kundenseite und auf unserer Seite}}
- Bisheriger Verlauf: {{Wichtige Punkte aus den vorigen Gesprächen, 1–2 Zeilen}}

[Ausgabeformat]
## Zusammenfassung des Gesprächs
- Ziel dieses Termins: {Was wollten wir konkret bestätigen}
- Erreichungsgrad: {Erreicht / teilweise erreicht / nicht erreicht}
- Temperatur beim Kunden: {hoch / mittel / niedrig} (Belegzitat in einer Zeile)

## BANT-Update
- Budget: {Inhalt und Sicherheitsgrad (bestätigt / wahrscheinlich / nicht bestätigt)}
- Autorität: {Entscheider und Entscheidungsprozess}
- Bedarf: {Kernproblem}
- Zeitrahmen: {Wann soll eingeführt werden}

## Einwände und Antworten
- Einwand: {Inhalt}
- Unsere Antwort: {Kurzfassung}
- Reaktion des Kunden: {akzeptiert / will intern prüfen / nicht gelöst}

## Nächste Schritte
- Unsere Seite: {Wer} {bis wann} {macht was}
- Kundenseite: {Hausaufgaben}

## Abschlusswahrscheinlichkeit
- Aktueller Wert: {%}
- Veränderung zum vorigen Termin: {gestiegen / unverändert / gesunken}
- Begründung: {2 bis 3 Zeilen}

## Closing-Risiken
- {Risiko und Begründung}

[Regeln]
- Jedes BANT-Element bekommt ein Label „bestätigt / wahrscheinlich / nicht bestätigt"
- Die Abschlusswahrscheinlichkeit immer relativ zum vorigen Wert aktualisieren
- Wettbewerbernamen nur nennen, wenn sie im Audio erwähnt wurden

Worauf zu achten ist:

• Wenn an den BANT-Punkten Sicherheits-Labels hängen, kann man im CRM fast ohne Nachdenken übertragen.
• Wenn man zu jedem Einwand auch die Reaktion des Kunden notiert, weiß man beim nächsten Termin, welche Argumente man noch einmal aufrollen muss.

Die Hürde im Vorlagen-Alltag: ständiges Kopieren und Einfügen

Wer bis hier gelesen hat, denkt vermutlich „okay, ab morgen setze ich das ein". Eine Hürde gibt es allerdings.

Das ständige Kopieren und Einfügen vor jedem Meeting.

Bei jedem Meeting läuft im Alltag dieser Ablauf:

• Audiomitschnitt des Meetings vorbereiten
• Die in Notion oder einer Notiz-App abgelegte Prompt-Vorlage öffnen und kopieren
• Audiodatei in die KI anhängen und die Vorlage als Prompt einfügen
• Die generierten Notizen erneut kopieren und in Notion, Slack oder die Tabelle einfügen

Pro Meeting sind das fünf bis zehn Minuten. Bei zehn Meetings pro Woche ist schnell eine Stunde verloren. Dazu kommt, dass Sie pro Meeting-Typ die richtige Vorlage wiederfinden müssen – „wo war noch mal die Vorlage für 1:1-Gespräche?" – und das kostet zusätzliche Klicks.

An dieser Stelle geben die meisten auf. Am Ende ist nicht die Qualität des Prompts entscheidend, sondern ob man ihn überhaupt durchhält.

Ein KI-Meeting-Tool, das den Vorlagen-Workflow vereinfacht

Trotzdem ist es schade, bei „Prompt-Vorlagen sind gut, aber im Alltag halte ich sie eh nicht durch" stehen zu bleiben. Wenn man die Prompt-Vorlagen einmal speichern kann und ab dann nicht mehr kopieren muss, wird das Arbeiten mit Vorlagen im Alltag wieder realistisch.

Genau dieses Copy-Paste-Problem löst SuperIntern mit der Funktion AI Canvas. Sie hinterlegen die Vorlagen aus diesem Artikel einmal, und ab dann wählen Sie vor dem Meeting nur noch aus.

Während des Meetings füllt die KI die hinterlegte Vorlage in Echtzeit aus dem laufenden Gespräch heraus.

Die vier Schritte vor jedem Meeting fallen damit komplett weg.

Was im Arbeitsalltag den Unterschied macht:

• Kein Bot im Raum: SuperIntern nimmt das Audio direkt vom Rechner ab und tritt dem Meeting nicht als Teilnehmer bei. Das läuft in Zoom, Google Meet, Microsoft Teams – und genauso in einem Meeting im Konferenzraum. Sie brauchen keine IT-Freigabe für einen „aufzeichnenden Bot", und niemand muss am Anfang sagen „dieses Meeting wird aufgezeichnet".
• Sprechertrennung: Wer was gesagt hat, wird automatisch zugeordnet. Für 1:1-Gespräche und Bewerbungsinterviews ist das ein Muss.
• Mehrsprachig, mit Live-Übersetzung: Auch wenn ein Meeting zwischen Deutsch und Englisch (oder Deutsch und Japanisch) hin- und herwechselt, kommen am Ende saubere Notizen in der Sprache heraus, die Sie ausgewählt haben. Live-Untertitel mit Übersetzung gibt es ebenfalls.
• Markdown-Export: Fertige Notizen können Sie direkt nach Notion, Slack, Linear oder Confluence übernehmen.
• KI-Chat während des Meetings: Schon während das Gespräch läuft, können Sie die KI fragen, einen Abschnitt zusammenfassen lassen oder eine Aussage gegenchecken.

Es gibt einen kostenlosen Plan, eine Kreditkarte ist für den Einstieg nicht erforderlich. Verfügbar als Desktop-App für macOS und Windows.

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Häufige Fragen zu SuperIntern

F1. Schaltet sich SuperIntern als Bot ins Meeting?

Nein. SuperIntern greift das Audio direkt am PC ab und tritt nicht als Teilnehmer bei. Das funktioniert in Zoom, Google Meet und Microsoft Teams genauso wie in Präsenz-Meetings im Konferenzraum.

F2. Lassen sich die generierten Notizen nachträglich bearbeiten?

Ja. Im AI Canvas können Sie die Notizen direkt bearbeiten: Text ändern, Abschnitte umstellen oder die KI bitten, eine Stelle zu vertiefen. Über den Markdown-Export bekommen Sie die Notizen außerdem in jedes andere Tool, mit dem Sie arbeiten.

F3. Funktionieren die Meeting-Notizen auch für Meetings auf Englisch oder anderen Sprachen?

Ja. SuperIntern arbeitet mehrsprachig und übersetzt in Echtzeit. Auch wenn ein Meeting zwischen Deutsch und Englisch wechselt, werden die Notizen am Ende in der von Ihnen gewählten Sprache generiert.

F4. Wird in 1:1-Gesprächen und Bewerbungsgesprächen erkannt, wer was gesagt hat?

Ja. Die Sprechertrennung ordnet jede Aussage automatisch der richtigen Person zu. Bei 1:1-Notizen und Interview-Berichten, wo es genau darauf ankommt, wer was gesagt hat, bleiben die Zitate damit sauber.

F5. Muss ich die Prompt-Vorlage trotzdem vor jedem Meeting kopieren?

Nein. Sobald Sie die Vorlage einmal als Instruction im AI Canvas hinterlegt haben, wählen Sie sie vor dem Meeting nur noch aus. Die fünf Vorlagen aus diesem Artikel können Sie unverändert übernehmen.

Fazit: Mit dem richtigen Prompt wird aus der Zusammenfassung ein Protokoll

Was eine KI standardmäßig zurückgibt, bleibt eine Zusammenfassung – und reicht nicht für das, was im Arbeitsalltag wirklich gebraucht wird. Die zum Meeting-Typ passende Struktur fehlt: der Fortschritts-Tracker im Standup, das Bewertungsraster im Interview, das BANT-Update im Vertriebsgespräch.

Diese Lücke schließt der Prompt. Bei derselben KI entscheidet der Prompt darüber, ob man eine Zusammenfassung oder ein Protokoll bekommt.

Wenn Sie die fünf Vorlagen aus diesem Artikel einfach kopieren und benutzen, sind die Meeting-Notizen aus jeder KI schon beim ersten Versuch spürbar brauchbarer als die Default-Ausgabe.

Bleibt nur die Reibung – „immer wieder kopieren, einfügen, hin- und herwechseln" –, wenn Sie die Vorlagen manuell verwalten. Wer diesen Schritt komplett loswerden will, kann sich SuperIntern mit seinem AI Canvas anschauen: Vorlage einmal hinterlegen, beim nächsten Meeting nur noch auswählen.

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