退職面談（イグジットインタビュー）の進め方｜40の質問例・テンプレート付き【2026年版】

退職面談を実施しても、当たり障りのない話で終わってしまう。記録は残しているものの、その後の改善にはつながっていない。面談で聞いた話をどう活用するかは、人事担当者にとって悩ましいところです。

退職する社員は、日々の業務や上司との関係、評価制度などを当事者として経験してきた人です。面談では、在籍中には言いづらかったことを聞けるかもしれません。ただし、退職が決まったからといって、誰もが本音を話してくれるわけではありません。安心して話せる相手や質問の仕方に加え、話した内容がどう扱われるかも大切です。

この記事では、退職面談の目的と進め方、テーマ別の40の質問例、そのまま使える記録テンプレートを紹介します。退職する側が気をつけたいことや、集めた意見を職場の改善につなげる方法もまとめました。

⚠️ 本記事は、2026年9月時点の公開情報やユーザーフィードバックを基に独自にまとめたものです。

目次

1. 退職面談（イグジットインタビュー）とは
2. 退職面談が重要な理由
3. 退職面談の進め方チェックリスト
4. 本音を引き出す退職面談で使える40の質問例
5. そのまま使える退職面談テンプレート
6. 退職する側の心得：何を話し、何を話さないか
7. 退職面談の記録を改善に生かす
8. 退職面談でよくある失敗
9. よくある質問
10. まとめ

退職面談（イグジットインタビュー）とは

退職面談（イグジットインタビュー）とは、退職が決まった社員と会社が、最終出社日までに行う面談です。退職の理由や在籍中の経験を聞き、職場の改善に役立てることを目的としています。 引き止めや待遇の再交渉とは分け、本人の話を聞く時間として設けます。

聞き手は、直属の上司よりも人事担当者が適しています。上司との関係や評価への不満が退職理由に含まれている場合、本人を前にしては話しづらいためです。退職後も会社との関係が続くことを考え、発言を控える人もいます。

目的や実施時期が似ている面談・アンケートとの違いは、次のとおりです。

退職面談と退職アンケートは、組み合わせて使うと効果的です。アンケートでは共通の項目を数値で比較でき、面談では回答の背景を詳しく聞けます。たとえば「上司のサポートは5点満点で2点」という回答だけでは、何に困っていたのかまでは分かりません。面談で具体的な出来事を聞くことで、改善すべき点を絞り込めます。

退職面談が重要な理由

社員が退職すると、後任の採用や引き継ぎ、育成に時間と費用がかかります。退職面談で業務の負担や評価への不満など、会社側で改善できる要因を把握できれば、同じ理由で退職する人を減らす手がかりになります。

そのためには、面談を実施するだけでなく、次の3点を押さえる必要があります。

• 安心して話せる環境をつくる。 誰が面談を担当し、記録を誰に共有するのかを明確にします。意見をどう改善に生かすかも伝えておきましょう。
• 具体的な内容を記録する。 「会議のたびに上司が決定を覆した」という話を「コミュニケーションの課題」とだけまとめると、何が起きていたのか分からなくなります。後から確認できるよう、具体的な出来事を残します。
• 複数の面談を振り返り、対応を決める。 一人の話だけでは、部署全体に共通する問題かどうかは判断できません。同じ部署で似た指摘が続いていれば、詳しく調べる必要があります。

退職面談は、会社に対する最後の印象にも関わります。退職した人が知人に会社を紹介したり、再び入社したりすることもあります。最後まで丁寧に話を聞き、これまでの貢献に感謝を伝えることは、退職後の関係を保つうえでも大切です。

退職面談の進め方チェックリスト

率直に話してもらうには、事前の準備が欠かせません。面談を設定する際は、次の項目を確認しましょう。

• 直属の上司以外が担当する。 基本は人事担当者が聞き手になります。人事部門がない会社では、本人と指揮命令関係のない役員や別チームの責任者に依頼します。上司の同席も避けましょう。
• 最終出社日の1〜2週間前を目安に設定する。 本人の意思が固まり、ある程度気持ちを整理できた時期が目安です。最終日はPCの返却やあいさつなどで慌ただしくなるため、避けたほうがよいでしょう。
• 協力をお願いする形で案内する。 職場の改善に役立てたいという目的を伝え、参加するかどうかは本人の意思を尊重します。
• 回答の扱いを最初に説明する。 誰が記録を読み、どの範囲に共有するのかを伝えます。個人を特定できない形で経営層に共有する場合は、その方法も説明します。
• 質問を事前に送る。 「何が変わっていたら残る選択肢がありましたか」といった質問は、その場で答えてもらうより、あらかじめ考える時間を取ったほうが話しやすくなります。
• 45〜60分を確保する。 質問をひと通り聞くだけでなく、具体的な出来事を掘り下げる時間も見込んでおきます。
• 反論や弁明をせずに聞く。 会社側の事情を説明したくなっても、まずは本人がどう受け止めていたかを確認します。
• 感謝と今後の対応を伝えて終える。 話してくれたことにお礼を述べ、意見をどのように扱う予定かを伝えましょう。

本音を引き出す退職面談で使える40の質問例

一度の面談で40問すべてを聞く必要はありません。相手の状況や職種に合わせて、各テーマから1〜2問を選んでください。答えやすい質問から始め、話の流れを見ながら上司との関係や待遇などに進むとよいでしょう。質問を消化することより、回答の背景を丁寧に聞くことを優先します。

退職の決断について

1. 転職を考え始めたきっかけは何でしたか？
2. 辞めると決めた具体的な瞬間はありましたか？
3. 今の職場では得られなかったことで、新しい職場に期待していることはありますか？
4. 何が変わっていたら、残るという選択はあり得ましたか？
5. 入社時にこの仕事に期待していたことと、実際とのギャップはどこにありましたか？

仕事と役割について

6. ご自身のスキルを十分に活かせていましたか？もっと活かしたかったスキルはありますか？
7. 普段の一週間では、どの業務にどれくらい時間を使っていましたか？そのうち、やりがいを感じられた仕事はどれくらいありましたか？
8. 仕事で最も負担に感じていたことは何ですか？
9. 仕事に必要なツールや情報、人員は足りていましたか？
10. この一年の業務量は、適切だと感じていましたか？

マネジメントについて

11. 直属の上司とは、仕事を進めやすい関係でしたか？
12. ご自身の仕事ぶりについて、役に立つフィードバックはありましたか？どれくらいの頻度でしたか？
13. 意見や懸念は聞いてもらえていましたか？具体例があれば教えてください。
14. 上司が新しく始めるべきこと、やめるべきこと、続けるべきことは何だと思いますか？
15. 経営層の意思決定をどれくらい信頼していましたか？

チームと文化について

16. 所属していたチームは、どのような雰囲気でしたか？
17. この会社に居場所があると感じていましたか？その理由も教えてください。
18. チーム内で意見が対立したとき、どのように解決していましたか？
19. 社員同士の関わり方で、経営層が気づいていないことはありますか？
20. 友人にこの会社の社風を正直に説明するとしたら、何と言いますか？

成長と評価について

21. 一年前は、この会社で働き続けるイメージがありましたか？その後、変わったことはありますか？
22. 昇進や成長の機会は期待どおりでしたか？
23. ご自身の仕事は正当に評価されていたと感じますか？
24. 身につけたかったスキルや、挑戦したかった役割で、機会を得られなかったものはありますか？
25. この会社で、ご自身の成長を支えてくれた人はいましたか？どのような支援がありましたか？

待遇と労働条件について

26. 仕事内容に対して、待遇はどれくらい妥当だったと思いますか？
27. 福利厚生や働き方の柔軟性は、今回の決断に影響しましたか？
28. 会社が約束を守っていない、と感じた場面はありましたか？

業務プロセスについて

29. 業務の進め方で、特に無駄が多いと感じるものはありますか？
30. 一週間だけこの会社を経営できるとしたら、最初に何を直しますか？
31. これまで働いた会社と比べて、この会社が優れている点はどこですか？
32. もっと早く辞めそうになったことはありますか？そのとき踏みとどまった理由も教えてください。

締めの質問

33. 後任の方に、どんなアドバイスを残しますか？
34. 次に辞める人には、何を聞くべきだと思いますか？
35. この会社を、友人に職場として勧めますか？その理由も教えてください。
36. いつか戻ってくる可能性はありますか？どのような条件なら検討できますか？
37. 今日聞かれると思っていたことで、まだ話していないことはありますか？
38. 記録には残さず伝えたいことはありますか？
39. 今後一年で、この会社に変わってほしいことを一つ挙げるとしたら何ですか？
40. 今日の面談は、率直に言っていかがでしたか？

回答が抽象的なときは、「具体的なエピソードがあれば教えてください」と聞いてみましょう。また、相手が言葉を探しているときは、すぐに次の質問へ移らず、少し待つことも大切です。話し終えるまで急かさない姿勢が、話しやすさにつながります。

そのまま使える退職面談テンプレート

以下をノートツールや人事システムに貼り付けて、自社に合わせて調整してください。45〜60分の面談を想定した構成で、上の質問のテーマに沿って記録できます。

# 退職面談 – [氏名] – [日付]
役割 / チーム: [職種、チーム、在籍期間]
面談担当: [氏名、役割]
転職先(本人が共有した場合): [会社 / 職種の傾向]
同意事項: [記録・録音の同意有無。誰に、どの形式で共有するか]

## 退職理由
- 最大の要因:
- 決定打になった出来事(あれば):
- 残留の条件になり得たこと:

## 業務内容と負担
- 期待と実際のギャップ:
- 業務量と心身の負担:
- ツールとリソース:

## マネジメント
- 直属の上司との関係:
- フィードバックと評価:
- 経営層への信頼:

## チームと文化
- チームの雰囲気:
- チームへのなじみやすさ、対立への対応:
- 一言で表す社風:

## 成長と待遇
- 成長機会:
- 待遇の納得感:

## 業務プロセス
- 時間がかかりすぎている業務:
- 優先して改善してほしいこと:
- 自社の強み:

## 面談の締めくくり
- 後任へのアドバイス:
- 会社を勧めるか / 戻る可能性:
- 改善を検討するうえで参考になる発言(後で匿名化):

## フォローアップ
- [ ] 四半期の退職分析用にテーマをタグ付け
- [ ] 緊急案件のエスカレーション(ハラスメント、コンプライアンス、法務): 誰に、いつ
- [ ] 記録の保管場所: [アクセス制限のある場所]

同意事項とフォローアップの欄も忘れずに記入してください。記録の共有範囲と、面談後に誰が何をするかを残しておくことで、適切な取り扱いと具体的な対応につなげられます。

退職する側の心得：何を話し、何を話さないか

退職する側も、すべてを話さなければならないわけではありません。何を伝えたいかを整理し、無理のない範囲で話しましょう。

• 伝えたいことを整理する。 円満に退職したい、残る同僚のために改善点を伝えたい、問題を正式な記録に残したいなど、面談で何を伝えるかを考えておきます。
• 人物評より、仕事上の出来事を話す。 「上司に問題がある」ではなく、「決定が頻繁に変わり、計画を立てられなかった」と伝えると、相手も状況を把握しやすくなります。
• 具体例を落ち着いて伝える。 いつ、何が起き、仕事にどんな影響があったかを整理しておくと、話が伝わりやすくなります。
• 転職先の情報は、話せる範囲にとどめる。 会社名や職種、年収など、答えたくないことまで話す必要はありません。
• 記録されることを前提に話す。 発言が誰に共有されるかを確認しましょう。ハラスメントや差別などの深刻な問題は、面談で話すだけで済ませず、人事などの正式な相談窓口に書面で伝えることも検討してください。
• 参加が難しい場合は、その旨を伝える。 話すことに負担を感じるなら、「残りの期間は引き継ぎに集中したいので」など、理由を簡潔に伝えて断る方法もあります。

退職面談の記録を改善に生かす

退職面談では、相手の話を聞きながら正確に記録を取る難しさがあります。45〜60分の会話には、具体的な出来事や人名、日付など、多くの情報が含まれます。メモに集中すると質問や相づちがおろそかになり、会話に集中すると記録が抜けがちです。面談後に記憶だけで補おうとしても、細かい経緯までは思い出せないことがあります。

こうした記録の負担を減らす方法の一つが、AI会議アシスタントの活用です。SuperInternは、会議にbotを参加させず、PCの音声を直接文字起こしするデスクトップアプリです。話者の識別にも対応し、Zoom、Microsoft Teams、Google Meetのほか、対面の会議でも利用できます。

退職面談では、次のように活用できます。

• 同じ形式で面談を記録する。 AI Canvasにテンプレートを設定しておくと、会話中にその構成に沿ってノートが作成されます。毎回同じ項目で記録すれば、複数の面談を比較しやすくなります。
• メモを取る負担を減らす。 聞き手は入力に追われず、相手の話を聞くことや追加の質問に集中できます。
• 複数の面談から共通点を探す。 会議後のAIチャットでは、記録した面談を横断して質問できます。「このチームの直近5件の退職面談に共通する話題は何か」などと尋ね、関連する発言を確認することで、改善点を検討しやすくなります。
• 共有範囲を管理する。 面談前に保存先と共有設定を確認し、機密性の高い面談はプライベートで記録します。共有やエクスポートを行う場合も、本人に説明した範囲を守りましょう。

録音や文字起こしを使う場合は、事前に相手へ説明し、同意を得てください。 使用するツールだけでなく、記録の保管先や閲覧できる人も伝えます。たとえば、実際の運用に合っていれば「お話を聞くことに集中したいので、AIの文字起こしツールを使ってもよいですか。記録は人事担当者だけが閲覧できる場所に保管します」と説明できます。相手が希望しない場合の記録方法も、あらかじめ考えておきましょう。

SuperInternは面談の記録を支援するツールです。退職アンケートの配信、匿名化した集計結果の表示、相談案件の管理まで行う人事システムではありません。用途に応じて、ほかのツールと組み合わせて使います。

退職面談でよくある失敗

• 直属の上司が面談する。 上司との関係が退職理由に含まれる場合、本人の前では率直に話しにくくなります。
• 途中で引き止めの交渉を始める。 退職理由を聞く面談で待遇の再交渉を始めると、相手は何を話せばよいのか戸惑います。引き止めの話とは場を分けましょう。
• 会社側の事情を説明し続ける。 「あの決定には事情があって」と説明する前に、本人が何に困っていたのかを確認します。
• 雑談だけで終わる。 質問や記録の項目が毎回違うと、共通する問題を見つけにくくなります。基本の質問とテンプレートはそろえておきましょう。
• 深刻な申告を通常の意見として処理する。 ハラスメントや差別、コンプライアンス上の問題は、定期的な集計を待たず、社内の正式な窓口へ速やかに共有します。
• 面談後に何も対応しない。 同じ指摘が続く場合は、担当者を決めて原因と対応策を検討します。記録を残すだけで終わらせないことが大切です。

よくある質問

退職面談は義務ですか？

職場の改善を目的とした退職面談は、本人に協力をお願いする形で案内し、参加の意思を尊重しましょう。退職手続きや引き継ぎのための打ち合わせとは目的を分けて説明すると、誤解を防げます。

退職面談は誰が担当すべきですか？

通常は、退職者と直接の指揮命令関係がない人事担当者が適しています。人事部門がない会社では、別チームの責任者などが候補になります。外部に依頼する方法もありますが、その場合は業務や組織の事情を事前に共有しておく必要があります。

退職面談はいつ実施すべきですか？

最終出社日の1〜2週間前が目安です。本人の気持ちがある程度整理され、退職手続きやあいさつで忙しくなる前の時期に設定します。退職から数か月後に、アンケートや電話で改めて意見を聞く方法もあります。

退職面談の内容は秘密にされますか？

共有範囲は会社の運用によって異なるため、面談の前に確認が必要です。聞き手は、元の記録を誰が読むのか、集計結果を誰に共有するのか、人事記録に何を残すのかを説明します。深刻な問題の申告など、関係部署への共有が必要になる場合も、あらかじめ伝えておきましょう。

退職面談と定着面談、どちらが重要ですか？

目的が異なります。退職面談は退職理由を今後の改善に役立てる場で、定着面談は在籍中の社員の不安や不満を聞き、退職を考える前に対応するための場です。退職面談で繰り返し出てくる課題があれば、定着面談でも同じテーマを確認するとよいでしょう。

退職面談を録音・文字起こししてもよいですか？

利用前に本人へ説明し、同意を得たうえで使いましょう。記録の保管場所や閲覧できる人も伝え、自社の規程や適用される法令を確認してください。文字起こしを使うと会話を振り返りやすくなりますが、重要な発言や固有名詞は内容を確認してから利用します。

退職面談で聞いてはいけない質問はありますか？

業務と関係のない私生活の詮索、特定の同僚の悪口を誘う質問、転職先の機密情報を聞き出す質問は避けましょう。「本当の理由は何ですか」と回答を疑うような聞き方も、相手を警戒させます。詳しく知りたいときは、具体的な出来事や仕事への影響を尋ねるとよいでしょう。

まとめ

退職面談を職場の改善につなげるには、安心して話せる場を用意し、具体的な意見を記録し、その後の対応を決めることが大切です。まずは担当者と実施時期を決め、この記事の質問例から自社に合うものを選んでみてください。共通のテンプレートで記録し、四半期ごとなど定期的に振り返ると、繰り返し出てくる課題を把握しやすくなります。

聞くことと記録を両立するのが難しい場合は、本人の同意を得たうえで文字起こしツールを使う方法もあります。記録の作成にかかる負担を減らし、相手の話を丁寧に聞く時間と、面談後に改善策を考える時間を確保しましょう。

SuperInternを無料で試す：会議にbotを参加させず、退職面談のテンプレートに沿ってリアルタイムでノートを作成できます。