株主総会議事録の書き方｜記載事項・テンプレート・記載例とAI活用【2026年版】

株主総会議事録は、会社法で作成と保存が義務づけられた法定文書です。役員の選任や定款変更の登記では法務局に提出し、株主や債権者から閲覧を求められることもあります。社内向けの議事録とは、読み手も、求められる正確さも異なります。

作成を担当するのは、総務や経営企画の担当者、または司法書士に頼らず自社で手続きを進めるスタートアップの経営者です。毎年同じ時期に過去の議事録を探し、書式を真似て書いている方も多いのではないでしょうか。

本記事では、株主総会議事録の記載事項、定時総会と臨時総会のテンプレート、議案ごとの記載例、書面決議(みなし決議)の議事録、登記で差し戻されやすい点、そして質疑応答の記録にAIを使う方法を順に整理します。

⚠️ 本記事は、2026年11月時点の公開情報やユーザーフィードバックを基に独自にまとめたものです。

本記事は一般的な情報提供であり、法的助言ではありません。具体的な要件は会社の機関設計や定款によって異なるため、顧問弁護士や司法書士にご確認ください。

目次

1. 株主総会議事録とは？作成義務と保存期間
2. 定時株主総会と臨時株主総会の違い
3. 法定の記載事項6つ
4. 決議の種類と議事録への書き方
5. 作成の流れ：総会の前・当日・後
6. そのまま使えるテンプレート
7. 議案別の記載例
8. 書面決議(みなし決議)の議事録
9. 押印・署名と登記で注意すること
10. よくある6つのミス
11. 質疑応答の記録にAIを使う
12. よくある質問
13. まとめ

株主総会議事録とは？作成義務と保存期間

株主総会議事録は、株主総会の議事の経過の要領とその結果を記録した文書です。会社法318条により、株式会社は株主総会のたびに議事録を作成しなければなりません。上場企業でも、株主が1人だけの小さな会社でも、この義務は変わりません。

作成した議事録の扱いは次のとおりです。

• 本店での備置き: 株主総会の日から10年間(会社法318条2項)
• 支店での備置き: 写しを5年間備え置きます。ただし電磁的記録で作成し、支店でも閲覧できる措置をとっている場合は不要です(同条3項)
• 閲覧・謄写: 株主と債権者は、営業時間内であればいつでも閲覧や謄写を請求できます(同条4項)

記載事項は会社法施行規則72条で定められています。書式に決まりはないため、記載事項を満たしていれば、表形式でも文章形式でも構いません。

実務で特に押さえたいのは、議事録が登記の添付書類になるという点です。役員の選任、定款変更による商号や目的の変更、募集株式の発行などを株主総会で決議した場合、変更登記の申請に議事録を添付します。そのため、法務局の審査に耐える書き方が求められます。

定時株主総会と臨時株主総会の違い

議事録の書き方そのものは共通ですが、開催の理由と主な議案が異なります。

スタートアップでは、資金調達のたびに臨時株主総会(または書面決議)を開くことが多く、議事録を作成する回数は意外に多くなります。毎回同じ形式で書けるよう、テンプレートを1つ用意しておくと作業が安定します。

法定の記載事項6つ

会社法施行規則72条3項が定める記載事項は次の6つです。どれか1つでも欠けると、法定の要件を満たさない議事録になります。

法定の記載事項ではありませんが、実務では次の情報も記載するのが一般的です。

• 議決権を行使できる株主の総数と、その議決権の総数
• 出席株主の数と、その議決権の数(書面や電磁的方法による行使を含む)
• 定足数を満たしている旨の一文

定足数の記載がないと、決議が有効に成立したかを後から確認できません。登記の審査でも確認されることが多いため、毎回欠かさず書いておきましょう。

決議の種類と議事録への書き方

株主総会の決議は、議案の重さに応じて要件が異なります。議事録では、どの要件を満たして可決したのかが読み取れるように書きます。

可決の書き方は、決議の種類に合わせて表現を変えます。

• 普通決議: 「出席株主の議決権の過半数の賛成を得たので、本議案は原案どおり承認可決された」と書きます
• 特別決議: 「出席株主の議決権の3分の2以上の賛成を得たので、本議案は原案どおり承認可決された」と書きます

全員が賛成した場合は「満場一致をもって」と書くこともできます。いずれの場合も、可決に必要な要件を満たしたことが文面から分かるようにしてください。

作成の流れ：総会の前・当日・後

総会の前。 招集通知と議案から、議事録の骨格を先に作ります。表題、開催日時と場所、議長、出席予定の役員、議案ごとの見出しを埋めておけば、当日は結果を書き込むだけです。株主名簿から、議決権を行使できる株主の数と議決権の総数も事前に確認しておきます。

総会の当日。 開会時に出席株主数と議決権数を確定し、定足数を満たしていることを議長が宣言した記録を残します。議案ごとに、説明者、主な質疑、採決の方法と結果をメモします。修正動議や議長不信任の動議が出た場合は、その内容と処理の結果も記録が必要です。

総会の後。 記憶が新しいうちに、できれば当日中、遅くとも数日以内に清書します。議長と出席役員に内容を確認してもらい、定款の定めに従って記名押印または電子署名を受けます。役員の変更など登記が必要な議案がある場合は、変更登記の申請期限(原則として変更から2週間以内)から逆算して日程を組みます。

そのまま使えるテンプレート

定時株主総会を想定したテンプレートです。臨時株主総会の場合は、表題と議案を差し替えてください。

第◯期定時株主総会議事録

1. 日時      2026年◯月◯日(◯)午前10時00分〜午前11時00分
2. 場所      東京都◯◯区◯◯ 当会社本店会議室
             (一部の株主および取締役は、インターネットを利用した
             ウェブ会議システムにより出席した。)
3. 議決権を行使することができる株主の数     ◯名
   議決権を行使することができる株主の議決権の数 ◯個
4. 出席株主数(書面による議決権行使を含む)    ◯名
   出席株主の議決権の数                    ◯個
5. 出席役員   取締役 ◯◯◯◯、◯◯◯◯、◯◯◯◯
             監査役 ◯◯◯◯
6. 議長      代表取締役 ◯◯◯◯
7. 議事録作成者 代表取締役 ◯◯◯◯

議事の経過の要領およびその結果

定款の規定により代表取締役◯◯◯◯が議長となり、開会を宣した。
議長は、上記のとおり出席株主の議決権の数を報告し、本総会の決議に
必要な定足数を満たしている旨を述べた。

報告事項 第◯期(2025年◯月◯日から2026年◯月◯日まで)事業報告の件
  議長は、第◯期の事業の状況について事業報告に基づき報告した。

決議事項
第1号議案 第◯期計算書類承認の件
  議長は、第◯期の貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書
  および個別注記表について説明し、その承認を求めた。
  監査役◯◯◯◯より、監査の結果、計算書類は適正である旨の報告が
  あった。
  議長が本議案の賛否を諮ったところ、出席株主の議決権の過半数の
  賛成を得たので、本議案は原案どおり承認可決された。

第2号議案 (以下、議案ごとに同じ形式で記載)

議長は、以上をもって本日の議事をすべて終了した旨を述べ、
午前11時00分閉会した。

上記の決議を明確にするため、本議事録を作成し、議長および
出席取締役がこれに記名押印する。

  2026年◯月◯日
  株式会社◯◯◯◯ 第◯期定時株主総会
  議長 代表取締役 ◯◯◯◯ ㊞
  出席取締役    ◯◯◯◯ ㊞
  出席取締役    ◯◯◯◯ ㊞

最後の記名押印の欄は会社法上の義務ではありません。ただし定款で定めている会社が多く、登記の場面で押印が求められることもあるため、テンプレートには入れておくのが安全です。

議案別の記載例

よく出てくる3つの議案について、決議事項の書き方を示します。

役員の選任(普通決議)

第2号議案 取締役2名選任の件
  議長は、本総会の終結をもって取締役全員(2名)が任期満了となるため、
  取締役2名を選任したい旨を述べ、候補者の氏名を示した。
  議長がその賛否を諮ったところ、出席株主の議決権の過半数の賛成を
  得たので、次の者が取締役に選任された。
    取締役 ◯◯◯◯(再任)
    取締役 ◯◯◯◯(新任)
  なお、被選任者はいずれもその席上で就任を承諾した。

最後の「席上で就任を承諾した」の一文は、登記で就任承諾書の代わりに議事録を使うための記載です。被選任者が総会に出席していない場合は、別途就任承諾書を用意します。

定款変更(特別決議)

第3号議案 定款一部変更の件
  議長は、事業内容の拡大に対応するため、定款第2条(目的)に次の
  事項を追加したい旨を説明した。
    (追加) ◯. ◯◯◯◯に関する事業
  議長がその賛否を諮ったところ、出席株主の議決権の3分の2以上の
  賛成を得たので、本議案は原案どおり承認可決された。

質疑応答があった場合

  本議案の審議に際し、株主より今後の配当方針について質問があり、
  代表取締役◯◯◯◯が、成長投資を優先しつつ業績に応じて配当を
  検討する旨を回答した。

質疑は一問一答をすべて書く必要はありません。「誰が、何について質問し、誰が、どのような趣旨で回答したか」を1〜2文で要約すれば十分です。

書面決議(みなし決議)の議事録

会社法319条により、取締役または株主が提案した事項について、議決権を行使できる株主の全員が書面または電磁的記録で同意した場合、その提案を可決する株主総会の決議があったものとみなされます。株主が少ない会社や、株主全員と連絡がとりやすいスタートアップでよく使われる方法です。

この場合も議事録の作成は必要で、記載事項は会社法施行規則72条4項に定められています。

• 決議があったものとみなされた事項の内容
• その事項を提案した者の氏名または名称
• 決議があったものとみなされた日
• 議事録の作成に係る職務を行った取締役の氏名

臨時株主総会議事録

1. 株主総会の決議があったものとみなされた事項の内容
   第1号議案 募集株式の発行の件
   (募集事項の内容を記載)
2. 上記事項の提案者 代表取締役 ◯◯◯◯
3. 株主総会の決議があったものとみなされた日 2026年◯月◯日
4. 議事録の作成に係る職務を行った取締役 代表取締役 ◯◯◯◯

上記のとおり、会社法第319条第1項に基づき、議決権を行使すること
ができる株主の全員が提案事項について書面により同意の意思表示をした
ので、当該提案を可決する旨の株主総会の決議があったものとみなされた。

「みなされた日」は、最後の株主の同意が会社に届いた日です。同意書の受領日と議事録の日付がずれないよう、同意書の原本または電子データもあわせて保管してください。

押印・署名と登記で注意すること

株主総会議事録には、取締役会議事録のような署名の義務が会社法上ありません。それでも、次のような理由から押印や電子署名を行うのが一般的です。

• 定款の定め: 「議長および出席した取締役が記名押印する」と定款に定めている会社が多くあります
• 登記の要件: 取締役会を置いていない会社が株主総会で代表取締役を選定した場合など、議事録に押印した人の印鑑証明書が必要になる場面があります
• 株主リスト: 株主総会の決議を要する登記では、議事録とあわせて「株主リスト」の添付が必要です(商業登記規則61条3項)

登記で差し戻されやすいのは、議事録の記載と株主リスト、就任承諾書、印鑑証明書の内容が一致していないケースです。氏名の表記(旧字体や住所の表記を含む)、日付、議決権数の数字は、提出前に書類どうしで突き合わせてください。

電子契約サービスによる電子署名で作成した議事録も、要件を満たせば登記に使えます。ただし求められる電子証明書の種類に指定があるため、申請前に法務局の案内を確認しておくと安心です。

よくある6つのミス

1. 定足数の記載が抜けている。 決議が有効に成立したか確認できず、登記で補正を求められることがあります。
2. 決議要件と可決の文言が合っていない。 特別決議の議案に「過半数の賛成を得た」と書くと、要件を満たしていないように読めます。
3. オンライン出席の方法が書かれていない。 ハイブリッド開催で、ウェブ会議で出席した株主や役員がいるのに、その出席方法の記載がないケースです。
4. 就任承諾の記載がない。 被選任者が席上で承諾したのに議事録に書いていないと、別途就任承諾書が必要になります。
5. 書面決議の「みなされた日」が曖昧。 同意書の最終到達日と議事録の日付がずれていると、効力発生日が問題になります。
6. 作成と保管が後回しになる。 総会から時間が経つほど記憶は曖昧になり、登記の期限にも間に合わなくなります。本店での10年間の保管まで含めて、担当者と期限を決めておきましょう。

質疑応答の記録にAIを使う

議事録の作成で最も手間がかかるのは、質疑応答や議長の説明を、総会の進行と同時に記録する作業です。特に株主が多い総会や、ハイブリッド開催の総会では、担当者が会場の進行を支えながら記録を取るのは難しくなります。

記録方法ごとの特徴は次のとおりです。

SuperInternは、MacとWindowsで動くデスクトップアプリです。PCのマイクとスピーカーから音声を取得するため、ボットが会議に参加することはありません。会場の対面の発言も、Zoom・Teams・Google Meetで出席した株主の発言も、同じ1台のPCで記録できます。

株主総会で役立つ機能は次のとおりです。

• AIキャンバスで議事録の形式に沿って下書きする。 「出席株主数と議決権数、議案ごとに説明者・質疑の要約・採決結果、選任された役員の氏名を記録する」と指示しておけば、総会の進行に合わせてその形式で下書きが組み上がります。
• 話者分離。 議長、回答した役員、質問した株主の発言を区別して記録します。質疑応答の要約を書くときに、誰の発言かを取り違えずに済みます。
• パーソナライズ辞書。 役員の氏名や商号、製品名を登録しておくと、表記の誤りを減らせます。
• 会議後のAIチャット。 「各議案の採決結果と、株主からの質問と回答を一覧にして」と尋ねれば、清書の前の確認作業が短時間で終わります。
• リアルタイム翻訳。 海外の株主や外国籍の役員が英語で発言する場合も、50以上の言語の翻訳字幕で内容を追いながら日本語の下書きを作れます。

注意点も2つあります。第一に、AIの出力はあくまで草案です。法定の記載事項を満たしているか、決議の文言が正確かを担当者が確認し、議長と役員の押印を経て初めて正式な議事録になります。第二に、株主総会を録音すること自体について、会社としての方針を決めておく必要があります。会場で録音している旨を案内し、議事録の確定後は録音データの扱いを社内規程に沿って管理してください。

SuperInternには無料プラン(クレジットカード登録不要)と、月100時間まで使える月3,300円のPlusプランがあります。まずは取締役会や経営会議で下書きの品質を確かめてから、株主総会で使うのがおすすめです。

よくある質問

株主総会議事録は誰が作成しますか？

会社法上は、議事録の作成に係る職務を行った取締役の氏名を記載することになっています。実務では総務や法務の担当者が起案し、代表取締役などの取締役が作成者として記載されるのが一般的です。司法書士に作成を依頼することもできます。

株主が1人だけの会社でも議事録は必要ですか？

必要です。株主が1人でも株主総会の決議は行われるため、議事録の作成義務があります。実務では、株主総会を開く代わりに書面決議(会社法319条)で決議し、その議事録を作成する方法がよく使われます。

議事録に押印は必要ですか？

会社法上の義務はありません。ただし定款で記名押印を定めている場合はそれに従います。また、登記の種類によっては押印と印鑑証明書が求められます。迷う場合は、議長と出席取締役が記名押印する形式にしておくと安全です。

オンラインで開催した場合は何を書けばよいですか？

開催場所に加えて、場所にいない株主や役員がどのような方法で出席したかを記載します。たとえば「一部の株主は、インターネットを利用したウェブ会議システムにより出席した」のように書きます。なお、物理的な会場を設けないバーチャルオンリー型の総会は、上場会社が産業競争力強化法に基づく確認を受け、定款に定めた場合などに限られます。

保存期間はどれくらいですか？

本店で株主総会の日から10年間です。支店には写しを5年間備え置きますが、電磁的記録で作成し支店でも閲覧できる措置をとっていれば不要です。会社の歴史を確認できる記録になるため、実務では10年を過ぎても保存し続ける会社が多くあります。

株主総会を録音してAIで議事録を作ってもよいですか？

下書きの作成には非常に役立ちます。ただし、録音することを会場で案内する、録音データの保存期間と削除の方針を決めておく、といった運用を整えたうえで使ってください。最終的に何を議事録に残すかを判断し、押印によって確定させるのは人間の役割です。

まとめ

株主総会議事録で押さえる点は限られています。施行規則72条の6つの記載事項を満たし、定足数と決議要件に合った可決の文言を書きます。選任された役員の就任承諾も記録してください。書面決議であれば「みなされた日」を正確に書き、議事録は本店で10年間保管します。

形式はテンプレートで固定できます。あとに残る負担は、総会の進行を支えながら質疑応答を記録する作業です。ボットレスのAIアシスタントで会場とウェブ会議の発言をまとめて記録し、担当者は内容の確認と登記書類の整合に時間を使いましょう。

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