議事録の書き方と、効率的な会議進行の方法｜すぐ使えるコツとテンプレート付き
議事録は、ただの会議の記録ではありません。決定事項を関係者に正しく伝え、次のアクションを明確にするための「会議の成果物」です。しかし、いざ議事録を書こうとすると、意外と難しいと感じる方も多いのではないでしょうか。
「会議中にメモを取るのに必死で、肝心の議論に集中できない」
「話が脱線した部分をどうまとめればいいか分からない」
「議事録を書くのに時間がかかりすぎて、肝心の業務が圧迫される」
こうした悩みは、実はちょっとしたコツを押さえるだけで大きく改善できます。
本記事では、議事録の書き方の基本とコツを具体的に解説した上で、さらに一歩進んだ方法として、リアルタイムに議事内容を共有しながら会議を進行する方法をご紹介します。議事録の質を上げたい方はもちろん、会議そのものの効率を上げたい方もぜひ参考にしてください。
⚠️ 本記事は、当社が2026年2月時点の公開情報やユーザーフィードバックを基に独自にまとめたものです。
目次
- そもそも議事録の役割とは？
- 議事録の書き方：会議前の準備が8割
- 議事録の書き方：会議中のメモ取りのコツ
- 議事録の書き方：会議後の仕上げ
- すぐ使える議事録テンプレート
- もっと効率的に：リアルタイム共有で会議の質を上げる
- リアルタイム要約を実現するツール「SuperIntern」
- まとめ
1. そもそも議事録の役割とは？
議事録の書き方のコツを解説する前に、そもそも議事録がなぜ必要なのかを整理しておきましょう。目的を理解していないと、何を書くべきかが曖昧になり、議事録の質が下がってしまいます。
議事録には、大きく3つの役割があります。
役割①：決定事項の記録
会議では複数の議題について議論し、何かしらの結論を出します。しかし、会議が終わった後に「あれ、結局どう決まったんだっけ？」となることは珍しくありません。議事録に決定事項を明確に残しておくことで、参加者全員が同じ認識を持ち、後から「言った・言わない」のトラブルを防げます。
役割②：次のアクションの明確化
決定事項だけでなく、「誰が」「何を」「いつまでに」やるのか、いわゆるアクションアイテムを残すことも議事録の重要な役割です。これがないと、会議で良い結論が出ても実行につながりません。
役割③：不参加者への情報共有
会議に参加できなかったメンバーにも、議事録を通じて議論の経緯と結論を共有できます。特にリモートワークが普及した現在、全員が同じ会議に出席できるとは限りません。読みやすい議事録があれば、不参加者も素早くキャッチアップできます。
2. 議事録の書き方：会議前の準備が8割
良い議事録を書くための最大のコツは、実は会議が始まる前の準備にあります。準備が十分であれば、会議中のメモ取りも、会議後の整理も格段に楽になります。
コツ①：アジェンダを事前に確認する
会議の目的や議題を事前に把握しておくことで、「何について話すか」「どんな結論が求められているか」の見当がつきます。議事録のテンプレートにアジェンダを書き込んでおけば、会議中はその項目ごとにメモを追記していくだけで済みます。
もしアジェンダが共有されていない場合は、会議のオーナーに「今日のゴールと議題を教えてください」と事前に確認するのがおすすめです。このひと手間が、議事録の質を大きく変えます。
コツ②：参加者とその役割を把握する
誰が出席するのか、それぞれの立場や役割を把握しておくと、発言の背景を理解しやすくなります。特に初めての参加者がいる会議では、名前と所属をメモしておくと、後から議事録を整理する際に迷いません。
コツ③：テンプレートを用意しておく
白紙の状態からメモを取るのと、あらかじめ枠組みが決まっている状態で書くのでは、負荷がまるで違います。後述するテンプレートを活用して、議題・決定事項・アクションアイテムの欄を事前に作っておきましょう。
3. 議事録の書き方：会議中のメモ取りのコツ
会議が始まったら、いかに要点をつかんでメモを取るかが勝負です。ここでは、会議中に実践できる具体的なコツをご紹介します。
コツ④：全部を書こうとしない
議事録でよくある失敗が、発言をすべて書き起こそうとすることです。一字一句を追うと、メモ取りに必死になって議論の流れが追えなくなります。
議事録に残すべきは要点と結論です。「何が議論され」「何が決まり」「誰が何をやるか」――この3点を押さえることを意識してください。細かいニュアンスが必要な場合は、キーワードだけメモしておき、会議後に肉付けする方が効率的です。
コツ⑤：5W1Hを意識する
メモを取る際に5W1H（Who / What / When / Where / Why / How）を意識すると、情報の抜け漏れを防げます。特に議事録で重要なのは以下の3つです。
- Who（誰が）：発言者、タスクの担当者
- What（何を）：決定事項、アクションアイテム
- When（いつまでに）：期限、次回の会議日程
この3つを確実に拾うだけでも、実用性の高い議事録になります。
コツ⑥：記号やマークを使い分ける
会議中のメモは素早さが命です。自分なりのルールで記号を活用すると、後から見返す際の効率が上がります。
例えば以下のようなルールが使えます。
- ★：決定事項
- →：アクションアイテム（担当者名を添える）
- ？：要確認・保留事項
- ！：重要な発言・気づき
記号を統一しておけば、会議後に議事録をまとめる際に、どの部分が決定でどの部分が保留かが一目でわかります。
コツ⑦：発言者を明記する
特に複数の部署やチームが参加する会議では、「誰がその発言をしたか」を記録することが大切です。責任の所在を明確にするだけでなく、後から読む人にとっても文脈を理解する助けになります。
名前をフルで書く必要はなく、イニシャルや短縮名で十分です。「田→」「鈴→」のように、自分が分かる略称を使えばスピードを落とさずに記録できます。
4. 議事録の書き方：会議後の仕上げ
会議が終わったら、なるべく早く議事録を仕上げましょう。記憶が新しいうちに整理することが、正確で読みやすい議事録を書く最後のコツです。
コツ⑧：会議後24時間以内に共有する
議事録の鮮度は、そのまま価値に直結します。時間が経つほど記憶があいまいになり、確認の手間も増えます。理想は会議終了後すぐ、遅くとも24時間以内に関係者へ共有しましょう。
コツ⑨：「結論ファースト」で構成する
議事録を読む人は、まず「何が決まったか」を知りたいと考えています。議論の経緯を時系列で延々と書くのではなく、結論 → 背景・議論の要点 → アクションアイテムの順に構成すると、読み手にとって分かりやすい議事録になります。
コツ⑩：箇条書きを活用して簡潔に
議事録は文章で書くよりも、箇条書きでまとめる方が読みやすくなります。1文あたり50字程度を目安にし、簡潔に言い切る形がベストです。
5. すぐ使える議事録テンプレート
ここまでのコツを踏まえた、すぐに使える議事録テンプレートをご紹介します。会議の種類に合わせてカスタマイズしてお使いください。
【会議名】〇〇ミーティング
【日時】YYYY年MM月DD日（曜日）HH:MM〜HH:MM
【場所】会議室名 / オンライン（Zoom等）
【参加者】田中、鈴木、佐藤、山田
【欠席者】高橋
■ 議題1：〇〇について
【決定事項】
・〇〇を△△の方針で進める
【議論の要点】
・田中：〇〇の観点から△△を提案
・鈴木：コスト面で懸念があるが、□□であれば問題ない
【アクションアイテム】
・→ 田中：△△の詳細案を作成（期限：2/20）
・→ 鈴木：コストの試算を実施（期限：2/21）
■ 議題2：△△について
（同様の構成で記載）
■ 次回会議
・日時：YYYY年MM月DD日（曜日）HH:MM〜
・議題（予定）：〇〇の進捗確認
ポイントは、決定事項→議論の要点→アクションアイテムの順で各議題を整理していることです。このフォーマットに沿えば、どんな会議でも一定の品質で議事録をまとめられます。
6. もっと効率的に：リアルタイム共有で会議の質を上げる
ここまで、議事録の書き方のコツを解説してきました。これらを実践するだけでも、議事録の質は大きく向上するはずです。
しかし、さらに踏み込んで考えると、「議事録を会議後にまとめる」という工程自体を減らすことができれば、もっと効率的になるとは思いませんか？
その方法が、会議中にリアルタイムで議事内容を共有しながら進行するというアプローチです。
リアルタイム共有で変わる2つのこと
変化①：認識のズレをその場で解消できる
会議中に議事内容が画面に表示されていると、参加者が同じ情報を見ながら話を進められます。「今の発言、こういう意味ですよね？」と確認しやすくなり、後から「認識が違った」というトラブルを防げます。
変化②：会議の脱線を防げる
議論の要点がリアルタイムに整理されていると、会議の流れが目に見えるようになります。話が脱線しかけたとき、画面を見れば「今どの議題について話しているか」が一目でわかるため、自然と軌道修正がしやすくなります。
従来のやり方との比較
もちろん、Googleドキュメントなどの共有ドキュメントを使って、書記が画面共有しながら手動で議事録を取る方法もあります。これも立派なリアルタイム共有の手段です。
しかし、この方法には「書記の負担が大きい」「タイピングが追いつかない」という課題があります。話すスピードに対してタイピングスピードが追いつかず、要点が抜け落ちてしまうことも珍しくありません。
そこで注目されているのが、AIによるリアルタイム要約です。AIが会議中の発言を自動で文字起こしし、要点を整理して画面に表示してくれるため、人の手を介さずにリアルタイム共有が実現できます。
7. リアルタイム要約を実現するツール「SuperIntern」
AIによるリアルタイム要約を試してみたい方におすすめなのが、SuperInternです。
SuperInternは、会議中に発言内容をリアルタイムで文字起こし・要約し、箇条書きで要点を整理してくれるAI議事録ツールです。会議が終わった後ではなく、会議中に要点が見えることで、議事録作成の手間を大幅に削減しながら、会議そのものの質を高めてくれます。
SuperInternの特徴
- リアルタイム要約（Live Note）：会議中に要点が箇条書きで自動整理される。議論の流れをその場で確認でき、脱線の防止にも役立つ
- Botレス設計：PCのマイク・スピーカーから直接音声を取得するため、会議にBotが参加しない。相手にツールの使用を意識させない
- 高精度な日本語対応：日本語に最適化されており、50以上の言語にも対応
- 会議後の自動議事録作成：会議終了後には、推敲された議事録が自動的に生成される
- AIチャット機能：会議内容を把握しているAIに会議中〜会議後にチャットで業務を依頼できる
- 主要な会議ツールに対応：Zoom / Google Meet / Microsoft Teams / Webex 等、PCで音が鳴る会議であればすべて利用可能。対面会議にも対応
料金プラン
- Free：0円/月（クレジットカード登録不要ですぐに使える）
- Plus：3,300円/月（50時間まで定額、超過分は3円/分）
注意点
2026年2月時点ではMac版のみの提供となっています。Windows版はWaitlistを公開中です。
無料でクレジットカード登録も不要なので、まずは普段の会議で一度試してみてはいかがでしょうか。
8. まとめ
本記事では、議事録の書き方のコツと、さらに効率的に会議を進行する方法を解説しました。
議事録の書き方：10のコツ
会議前の準備
- アジェンダを事前に確認する
- 参加者とその役割を把握する
- テンプレートを用意しておく
会議中のメモ取り
- 全部を書こうとしない（要点と結論に集中）
- 5W1Hを意識する
- 記号やマークを使い分ける
- 発言者を明記する
会議後の仕上げ
- 24時間以内に共有する
- 結論ファーストで構成する
- 箇条書きを活用して簡潔に
さらに効率を上げたい方は
- リアルタイムに議事内容を共有しながら会議を進行する
- AIリアルタイム要約ツールSuperInternを活用して、メモ取りの負担をゼロにしつつ、議論に集中する
議事録は、書き方のコツを知っているだけで劇的に書きやすくなります。そして、リアルタイム共有の仕組みを取り入れれば、議事録の作成だけでなく、会議そのものの生産性も向上します。
ぜひ本記事で紹介したコツを実践しながら、より効率的な会議運営を目指してみてください。