RACI-Matrix: Definition, Beispiel, Vorlage und Praxistipps (Leitfaden 2026)

Die meisten Projekte geraten nicht wegen schwieriger Fachfragen ins Stocken, sondern wegen ganz einfacher Fragen, die niemand beantworten kann: Wer macht das eigentlich? Wer gibt es frei? Und wen hätte man vorher fragen müssen? Eine RACI-Matrix klärt genau diese Fragen auf einer Seite, und zwar bevor das Durcheinander beginnt.

Dieser Leitfaden erklärt, was eine RACI-Matrix ist, was die vier Rollen im Arbeitsalltag wirklich bedeuten, zeigt ein vollständiges Beispiel aus einem realen Projekt, führt in sechs Schritten durch die Erstellung, zeigt, wie Sie die Matrix auf Schwachstellen prüfen, und grenzt RACI von RASCI und DACI ab. Dazu kommen die typischen Fehler, eine Vorlage zum Kopieren und ein Abschnitt darüber, wie die vereinbarten Rollen in Meetings tatsächlich gelebt werden.

⚠️ Dieser Artikel wurde auf Grundlage öffentlich zugänglicher Informationen und Nutzerfeedbacks mit Stand Oktober 2026 unabhängig zusammengestellt.

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist eine RACI-Matrix?
2. Die vier RACI-Rollen erklärt
3. RACI-Matrix Beispiel: Relaunch einer Website
4. RACI-Matrix erstellen in 6 Schritten
5. So prüfen Sie eine RACI-Matrix auf Fehler
6. RACI vs. RASCI, DACI und RAPID
7. Wann sich eine RACI-Matrix lohnt und wann nicht
8. Typische Fehler bei RACI
9. RACI-Vorlage zum Kopieren
10. RACI im Meeting lebendig halten
11. Häufig gestellte Fragen
12. Fazit

Was ist eine RACI-Matrix?

Eine RACI-Matrix ist eine Verantwortungsmatrix, in der die Aufgaben oder Entscheidungen eines Projekts in Zeilen und die beteiligten Personen oder Teams in Spalten stehen. Jede Zelle erhält eine von vier Rollen: Responsible, Accountable, Consulted oder Informed. Liest man eine Zeile von links nach rechts, sieht man, wer die Arbeit erledigt, wer für das Ergebnis geradesteht, wessen Input gebraucht wird und wer nur Bescheid wissen muss. Liest man eine Spalte von oben nach unten, sieht man alles, wofür eine Person zuständig ist.

Der Name setzt sich aus den Anfangsbuchstaben der vier Rollen zusammen. Im deutschsprachigen Raum spricht man auch vom RACI-Modell, von der Verantwortlichkeitsmatrix oder von der Zuständigkeitsmatrix. Der PMBOK Guide des Project Management Institute führt die Responsibility Assignment Matrix als Standardwerkzeug der Projektplanung und nennt RACI als bekanntestes Format. Deshalb taucht der Begriff in fast jeder Projektmanagement-Schulung und auch in vielen IPMA- und PRINCE2-Kursen auf.

Der eigentliche Nutzen liegt nicht in den Buchstaben. Er liegt darin, dass das Ausfüllen der Tabelle Gespräche erzwingt, die Teams sonst gern aufschieben, bis etwas schiefgeht. Zwei Abteilungsleiter, die beide von ihrer Freigabekompetenz ausgingen, merken das am ersten Tag und nicht in der Woche vor dem Go-live. Eine juristische Prüfung, die niemand eingeplant hatte, fällt als leere Consulted-Zelle auf. Und der Betriebsrat oder die Datenschutzbeauftragte, die sich übergangen gefühlt hätten, stehen ausdrücklich als Informed oder Consulted im Plan.

Eine RACI-Matrix ist kein Projektplan. Sie enthält keine Termine, keine Abhängigkeiten und keine Aufwandsschätzungen. Sie steht neben dem Plan und beantwortet eine andere Frage: nicht "wann", sondern "wer, und in welcher Rolle".

Die vier RACI-Rollen erklärt

Die Definitionen klingen selbstverständlich, bis zwei Personen sie unterschiedlich auslegen. Die folgende Tabelle ist die Fassung, auf die sich ein Team einigen sollte.

Responsible sind die Personen, die das Arbeitsergebnis tatsächlich herstellen: Sie schreiben die Texte, bauen die Funktion, erstellen die Analyse. Eine Aufgabe ohne R wird nicht erledigt, ganz gleich, wie gut alle sie verstanden haben.

Accountable ist die eine Person, die für das Ergebnis einsteht. Sie nimmt die Arbeit ab, entscheidet, wenn sich die Durchführenden uneinig sind, und erklärt, was passiert ist, wenn etwas schiefläuft. Die wichtigste Regel im RACI-Modell lautet: Jede Zeile hat genau ein A. Zwei As bedeuten in der Praxis, dass niemand verantwortlich ist, weil jeder davon ausgeht, dass der andere aufpasst.

Der Unterschied zwischen R und A sorgt in vielen Teams für Verwirrung, zumal beide im Deutschen gern mit "verantwortlich" übersetzt werden. Eine einfache Merkhilfe: Responsible heißt machen, Accountable heißt dafür geradestehen. Bei kleinen Aufgaben ist das oft dieselbe Person, und das ist in Ordnung (manche Teams schreiben dann "A/R" in die Zelle). Bei größeren Aufgaben sind es meist verschiedene Personen, etwa eine Designerin, die die neue Startseite gestaltet (R), und eine Marketingleiterin, die dafür einsteht, dass sie rechtzeitig live geht und funktioniert (A).

Consulted sind Fachleute, deren Einschätzung die Arbeit prägt: die IT-Sicherheit vor einer Architekturänderung, das Controlling vor einer Preisentscheidung. Beratung ist zweiseitig und kostet auf beiden Seiten Zeit. Jedes zusätzliche C verlangsamt die Aufgabe.

Informed sind Personen, die über Fortschritt oder Ergebnis informiert werden müssen, deren Input aber nicht erforderlich ist. Sie bekommen das Status-Update, die Release Notes, die Zusammenfassung per Mail. Informieren kostet wenig und verhindert erstaunlich viel Reibung: Ein großer Teil des Ärgers in bereichsübergreifenden Projekten entsteht nicht durch Widerspruch, sondern weil jemand schlicht nicht Bescheid wusste.

RACI-Matrix Beispiel: Relaunch einer Website

Hier ein realistisches Beispiel für ein mittelständisches Unternehmen, das seine Unternehmenswebsite neu aufsetzt. Sechs Rollen, acht Aufgaben.

Ein paar Punkte fallen auf:

• Jede Zeile hat genau ein A. Die Marketingleitung trägt die meisten Ergebnisse, aber die Webentwicklung verantwortet die Umsetzung und die Rechtsabteilung die rechtliche Prüfung. Die Gesamtverantwortung liegt bei der Stelle, die für genau dieses Ergebnis am besten geradestehen kann, und nicht automatisch bei der ranghöchsten Person.
• A/R steht dort, wo eine Person die Arbeit macht und zugleich verantwortet. Bei Spezialaufgaben ist das normal.
• Der Vertrieb ist überwiegend I. Das Vertriebsteam hat großes Interesse an der neuen Website. Es bei den Layouts als Consulted einzubinden, würde aber eine zusätzliche Abstimmungsschleife erzeugen, ohne viel beizutragen. Zum richtigen Zeitpunkt informiert zu werden, hält den Vertrieb im Boot, ohne etwas zu bremsen.
• Manche Zellen bleiben leer. Nicht jede Person braucht bei jeder Aufgabe eine Rolle. Eine vollständig gefüllte Tabelle ist ein Warnsignal, keine Leistung.

RACI-Matrix erstellen in 6 Schritten

Für ein typisches Projekt dauert das Erstellen einer RACI-Matrix etwa eine Stunde. Den Großteil dieser Stunde verbringt man im Gespräch, und genau darum geht es.

1. Aufgaben, Arbeitsergebnisse oder Entscheidungen auflisten. Wählen Sie die Detailebene, auf der die Zuständigkeit tatsächlich wechselt. "Website launchen" ist zu grob, "Farbe des Footer-Links anpassen" zu fein. Für die meisten Projekte sind 8 bis 20 Zeilen sinnvoll. Entscheidungen verdienen eigene Zeilen ("Budget freigeben", "Dienstleister auswählen"), denn dort schadet Unklarheit am meisten.
2. Rollen auflisten. Verwenden Sie Rollen statt Namen, wenn die Besetzung wechseln kann ("Product Owner" statt "Anna"), und ergänzen Sie die Namen in einer Legende unter der Tabelle. Nehmen Sie externe Beteiligte wie Agenturen oder Kunden auf, wenn sie echte Arbeit leisten.
3. Zuerst das A vergeben. Fragen Sie für jede Zeile: "Wenn das schiefgeht, wer muss es erklären?" Diese Person ist Accountable. Wer A zuerst klärt, vermeidet die schmerzhaftesten Konflikte, denn um diese Rolle wird am meisten gerungen.
4. Dann R, danach C und I. Wer macht die Arbeit? Wessen Fachwissen ist wirklich erforderlich? Wer braucht nur das Ergebnis? Gehen Sie sparsam mit C um. Jede beratende Person ist ein Termin oder eine Review-Runde, die Sie zusagen.
5. Die Matrix gemeinsam durchgehen. Besprechen Sie sie in einem kurzen Meeting mit allen Beteiligten, statt sie per Mail zur Kommentierung zu verschicken. Meinungsverschiedenheiten kommen im Gespräch schneller auf den Tisch, und Menschen akzeptieren Rollen eher, wenn sie mitgestaltet haben. Oft ist das das wertvollste Meeting des ganzen Projekts.
6. Veröffentlichen und regelmäßig prüfen. Legen Sie die Matrix dort ab, wo das Team ohnehin arbeitet (Projektdokument, Wiki, Projektkanal), und prüfen Sie sie bei Phasenwechseln oder wenn Personen dazukommen oder gehen. Eine RACI-Matrix, die das Team vom letzten Quartal abbildet, ist schlimmer als keine, weil alle ihr vertrauen.

So prüfen Sie eine RACI-Matrix auf Fehler

Ist die Tabelle gefüllt, lesen Sie sie zweimal: einmal jede Zeile, einmal jede Spalte. Beide Richtungen decken unterschiedliche Probleme auf.

Zeilen lesen (Aufgaben):

Spalten lesen (Personen):

Erst diese doppelte Prüfung macht RACI wirklich wertvoll. Eine einzige Spalte voller As erklärt oft, warum ein Projekt ständig stockt: Jede Entscheidung wartet auf denselben Kalender.

RACI vs. RASCI, DACI und RAPID

Vom RACI-Modell gibt es mehrere Varianten. Sie sind nicht besser oder schlechter, sondern setzen andere Schwerpunkte.

Der entscheidende Unterschied ist Aufgabenverantwortung gegenüber Entscheidungsverantwortung. RACI beantwortet die Frage "wer macht was" über viele Aufgaben hinweg. DACI und RAPID beantworten die Frage "wie wird diese eine Entscheidung getroffen". Bei DACI treibt der Driver den Prozess voran, und der Approver entscheidet. Das entspricht grob R und A, ist aber auf eine einzelne Entscheidung statt auf eine Liste von Arbeitsergebnissen ausgerichtet. Mehr zu DACI und Entscheidungskompetenzen finden Sie in unserem Leitfaden zur Entscheidungsfindung.

In der Praxis bewährt sich eine Kombination: eine RACI-Matrix für das Gesamtprojekt und ein kurzes DACI für jede der zwei oder drei großen Entscheidungen darin.

Wann sich eine RACI-Matrix lohnt und wann nicht

RACI ist ein Werkzeug für Abstimmungsprobleme. Es zahlt sich also dort aus, wo Abstimmung schwierig ist.

Sinnvoll, wenn:

• ein Projekt mehr als zwei Teams oder Abteilungen betrifft
• neue Personen mitten im Projekt einsteigen und verstehen müssen, wer wofür zuständig ist
• dieselbe Diskussion darüber, "wer das eigentlich hätte freigeben müssen", schon zweimal stattgefunden hat
• Sie mit externen Partnern (Agenturen, Kunden, Dienstleistern) arbeiten und klare Grenzen brauchen
• ein wiederkehrender Prozess (Monatsabschluss, Incident Management, Release-Management) immer wieder Schritte verliert

Verzichtbar, wenn:

• das ganze Team aus drei Personen besteht, die täglich miteinander sprechen
• die Arbeit explorativ ist und sich die Rollen wöchentlich ändern
• Sie die Matrix nur ausfüllen würden, um eine Vorlage zu bedienen, und niemand vorhat, sie zu lesen

Der ehrliche Test: Wenn niemand im Team ein aktuelles Problem nennen kann, das durch unklare Zuständigkeiten entstanden ist, wirkt eine RACI-Matrix wie Bürokratie. Wenn mehrere es können, wirkt sie wie eine Erleichterung.

Typische Fehler bei RACI

• Mehr als ein A. Der häufigste und folgenreichste Fehler. Geteilte Verantwortung fühlt sich kooperativ an, führt aber dazu, dass jeder auf den anderen wartet. Wenn zwei Führungskräfte wirklich ein gemeinsames Ziel haben, teilen Sie die Zeile in zwei Aufgaben mit je einem A.
• Hierarchie mit Verantwortung verwechseln. Die Geschäftsführung muss nicht in jeder Zeile A sein. Die Gesamtverantwortung gehört zu der Person, die dem Ergebnis am nächsten ist und die nötige Entscheidungsbefugnis hat. Wer Führungskräfte in jede Zeile setzt, erzeugt genau den beschriebenen Engpass.
• Zu viele Consulted. Teams vergeben C oft aus Höflichkeit. Jedes C ist eine Abstimmungsschleife. Ist der Input nur wünschenswert und nicht zwingend, machen Sie daraus ein I.
• Rollen an Abteilungen statt an Personen vergeben. "Die IT ist Responsible" klingt eindeutig, lässt aber offen, wer es tatsächlich macht. Verwenden Sie wann immer möglich eine Rolle oder einen Namen, der auf genau einen Menschen zeigt.
• Die Matrix allein erstellen. Eine RACI-Matrix, die eine Führungskraft allein schreibt und per Mail verteilt, ist eine Sammlung von Annahmen. Erst das Gespräch aus Schritt 5 macht daraus eine Vereinbarung.
• Einmal erstellen und nie wieder ansehen. Zuständigkeiten verschieben sich im Projektverlauf. Wird die Matrix bei Phasenwechseln nicht überprüft, wird sie langsam zur Fiktion.
• Sie im Meeting ignorieren. Laut Matrix ist Anna für die Dienstleisterauswahl verantwortlich, im Meeting entscheidet aber, wer zuletzt spricht. Werden die Rollen dort, wo Arbeit tatsächlich verteilt wird, nicht genutzt, bleibt die Matrix wirkungslos.

RACI-Vorlage zum Kopieren

Kopieren Sie diese Vorlage in Ihr Projektdokument und ersetzen Sie die Platzhalter. Behalten Sie die Legende bei: Die Hälfte des Nutzens entsteht dadurch, dass alle die Buchstaben gleich verstehen.

RACI-MATRIX: [Projektname]
Verantwortlich für diese Matrix: [Name]   Zuletzt geprüft: [Datum]

Legende
R = Responsible (führt die Arbeit durch, eine oder mehrere Personen)
A = Accountable (trägt die Gesamtverantwortung, genau eine Person pro Zeile)
C = Consulted (wird vorher oder währenddessen fachlich einbezogen, zweiseitig)
I = Informed (wird über das Ergebnis informiert, einseitig)

| Aufgabe / Entscheidung     | [Rolle 1] | [Rolle 2] | [Rolle 3] | [Rolle 4] | [Rolle 5] |
|----------------------------|-----------|-----------|-----------|-----------|-----------|
| [Umfang festlegen]         | A         | C         | C         |           | I         |
| [Arbeitsergebnis 1]        | C         | A/R       |           | C         |           |
| [Arbeitsergebnis 2]        |           | C         | A         | R         | I         |
| [Entscheidung: Budget]     | A         | C         | C         |           | I         |
| [Entscheidung: Go-live]    | A         | C         | I         | C         | I         |

Namen: [Rolle 1] = [Name], [Rolle 2] = [Name], ...

Prüfung vor der Veröffentlichung
[ ] Genau ein A pro Zeile
[ ] Mindestens ein R pro Zeile
[ ] Keine Spalte mit A und R überladen
[ ] Gemeinsam mit allen Beteiligten durchgesprochen
[ ] Nächster Prüftermin festgelegt: [Datum]

RACI im Meeting lebendig halten

Eine RACI-Matrix wird in einem Meeting beschlossen und in jedem weiteren Meeting auf die Probe gestellt. In Kick-offs, Jour fixes und Entscheidungsrunden werden Aufgaben verteilt, und genau dort wird Verantwortung entweder bestätigt oder still verwässert. Drei Gewohnheiten halten Matrix und Realität im Einklang.

• Die Rolle nennen, wenn Arbeit verteilt wird. "Anna, du bist accountable für die Auswahl des Dienstleisters. Jonas und Lea, bitte schickt euren Input bis Donnerstag" dauert fünf Sekunden und macht das RACI-Vokabular hörbar.
• Jedes Meeting mit der Zuständigkeitsrunde beenden. Nennen Sie für jede Aufgabe, wer Responsible und wer Accountable ist. Zögert jemand, haben Sie eine Lücke in der Matrix gefunden.
• Schriftlich festhalten, wo das Team es findet. Eine Zuweisung, die nur im Gedächtnis der Anwesenden existiert, verschwimmt. Das Protokoll ist der Beleg dafür, wer was zugesagt hat.

An der dritten Gewohnheit scheitern die meisten Teams, denn ein ausführliches Protokoll zu schreiben und gleichzeitig das Meeting zu leiten, ist schwer. Genau diesen Teil kann KI übernehmen.

SuperIntern ist ein KI-Meeting-Assistent ohne Bot für Mac und Windows. Die App nimmt das Audio direkt auf Ihrem Gerät auf. Es tritt also kein Bot dem Call bei, und sie funktioniert in Zoom, Google Meet, Microsoft Teams und Webex ebenso wie in Präsenzmeetings.

Für Teams, die mit RACI arbeiten, hilft das ganz konkret:

• AI Canvas schreibt das Protokoll live im gewünschten Format. Sie geben einmal in normaler Sprache vor: "Liste jede Aufgabe mit der durchführenden Person, der verantwortlichen Person und dem Fälligkeitsdatum auf und markiere Aufgaben ohne Verantwortliche." Das Protokoll entsteht dann in Echtzeit in genau dieser Struktur, und die Zuständigkeitsrunde am Ende steht bereits auf dem Bildschirm.

• Sprechererkennung verknüpft Zusagen mit Personen. Weil das Transkript weiß, wer "Das übernehme ich" gesagt hat, können Sie später nachprüfen, wer eine Aufgabe tatsächlich zugesagt hat, statt sich auf das Gedächtnis zu verlassen. Teilnehmende lassen sich außerdem direkt aus Ihren Kalenderterminen hinzufügen, was die Zuordnung der Sprecher beschleunigt.
• Chat über alle Meetings hinweg. Fragen Sie "Wer ist laut unserer Absprache für die Dienstleisterauswahl verantwortlich, und bis wann?" und erhalten Sie eine Antwort auf Basis dessen, was in allen Meetings des Projekts tatsächlich gesagt wurde.
• Zuständigkeiten in Ihre Tools übertragen. Über die MCP-Anbindung von SuperIntern können KI-Agenten wie Claude oder ChatGPT Ihre Protokolle lesen und vereinbarte Aufgaben als Tickets in Tools wie Linear oder Asana anlegen.

Hinzu kommen Echtzeit-Untertitel und Übersetzung in über 50 Sprachen, was hilft, wenn die Personen in Ihrer RACI-Matrix nicht dieselbe Muttersprache sprechen. SuperIntern ersetzt die RACI-Matrix nicht, sie bleibt in Ihrem Projektdokument. Die App sorgt aber dafür, dass die vereinbarten Rollen jedes Mal festgehalten werden, wenn Arbeit verteilt wird. Es gibt einen kostenlosen Tarif, sodass Sie es beim nächsten Kick-off ohne Kosten ausprobieren können.

Häufig gestellte Fragen

Wofür steht RACI?

RACI steht für Responsible, Accountable, Consulted und Informed. Responsible führen die Arbeit durch, Accountable trägt die Gesamtverantwortung und gibt frei, Consulted werden vorher oder währenddessen fachlich einbezogen, und Informed werden über das Ergebnis informiert.

Was ist der Unterschied zwischen Responsible und Accountable?

Responsible heißt, die Arbeit zu erledigen. Accountable heißt, für das Ergebnis geradezustehen. Eine Aufgabe kann mehrere Responsible haben, aber nur eine Accountable-Person, die die Arbeit abnimmt und dafür einsteht. Bei kleinen Aufgaben ist das oft dieselbe Person, notiert als A/R.

Darf eine Aufgabe mehr als ein A haben?

Nein. Die Grundregel von RACI lautet: genau ein A pro Aufgabe. Geteilte Verantwortung führt meist dazu, dass sich niemand voll verantwortlich fühlt. Wenn zwei Personen tatsächlich unterschiedliche Teile verantworten, teilen Sie die Aufgabe in zwei Zeilen.

Was ist der Unterschied zwischen RACI und DACI?

RACI verteilt Rollen über viele Aufgaben eines Projekts. DACI (Driver, Approver, Contributors, Informed) ist für eine einzelne Entscheidung gedacht und klärt, wer den Prozess vorantreibt und wer am Ende entscheidet. Viele Teams nutzen RACI für das Gesamtprojekt und DACI für dessen große Entscheidungen.

Was ist eine RASCI-Matrix?

RASCI ergänzt ein S für Support: Personen, die den Durchführenden zuarbeiten, ohne selbst die Verantwortung zu tragen. Das ist bei großen Aufgaben nützlich, an denen unterstützende Teams mitwirken, etwa im IT-Betrieb oder in Shared-Service-Centern.

Wie erstelle ich eine RACI-Matrix in Excel?

Tragen Sie die Aufgaben in die erste Spalte und die Rollen in die erste Zeile ein, dann R, A, C oder I in die Zellen. Mit bedingter Formatierung erhält jeder Buchstabe eine eigene Farbe, was die Matrix leichter lesbar macht. Eine ZÄHLENWENN-Formel pro Zeile, die die As zählt, zeigt sofort Zeilen ohne oder mit mehreren Accountable an.

Wie oft sollte eine RACI-Matrix aktualisiert werden?

Prüfen Sie sie bei jedem Phasenwechsel, wenn Personen ins Team kommen oder es verlassen, und immer dann, wenn es Streit über Zuständigkeiten gibt. Bei dauerhaften Prozessen ist eine Überprüfung pro Quartal ein guter Standard.

Fazit

Die RACI-Matrix gehört zu den einfachsten Werkzeugen im Projektmanagement, und ihr Wert entsteht fast vollständig durch die Gespräche, die sie erzwingt. Listen Sie Aufgaben und Entscheidungen auf, vergeben Sie vor allem anderen genau ein A pro Zeile, gehen Sie sparsam mit Consulted um, lesen Sie die Tabelle zeilen- und spaltenweise und besprechen Sie sie gemeinsam mit allen Beteiligten.

Sorgen Sie dann dafür, dass die Rollen auch im Meetingalltag Bestand haben. Nennen Sie R und A laut, wenn Arbeit verteilt wird, fassen Sie am Ende die Zuständigkeiten zusammen und halten Sie alles so fest, dass es nicht vom Gedächtnis Einzelner abhängt. Wenn diese Gewohnheiten sitzen, hört Ihr Team den Satz "Ich dachte, du kümmerst dich darum" nur noch selten.

SuperIntern kostenlos testen : Botlose Live-Protokolle, die jede Zuständigkeit und jede Aufgabe festhalten, während Ihr Team spricht.