打ち合わせメモ・電話メモの書き方：そのまま使えるテンプレート3種とAI活用【2026年版】
打ち合わせや電話のあと、数日たってから「結局どこまで決まったんだっけ」と困った経験はありませんか。こうした「言った言わない」を防ぐのが打ち合わせメモの役割です。この記事では、打ち合わせメモ・電話メモ・記録メモ・議事録の使い分け、書くべき6つの項目、そのまま使えるテンプレート3種と記入例、よくある失敗、そして話している間にメモが自動で仕上がるAI活用法までをまとめて解説します。
⚠️ 本記事は、2026年9月時点の公開情報やユーザーフィードバックを基に独自にまとめたものです。
目次
- 打ち合わせメモとは
- 打ち合わせメモ・電話メモ・記録メモ・議事録の使い分け
- 打ち合わせメモに必要な6つの項目
- そのまま使えるテンプレート3種
- 記入例
- よくある失敗
- AIで打ち合わせメモを自動作成する
- よくある質問（FAQ）
- まとめ
打ち合わせメモとは
打ち合わせメモとは、仕事上の会話を短く客観的に残しておく記録のことです。誰と誰がいつ何について話し、何を合意し、次に何をするのか、という5点を会話の最中か直後に書き留めます。議事録ほど長く書く必要はなく、多くの場合は半ページもあれば足ります。
役割は2つあります。1つは、自分とチームの記憶を補うことです。次の連絡の前に30秒読み返せば、前回どこまで話が進んだかをすぐ思い出せます。もう1つは、証拠としての役割です。数か月後にクレームや納期のトラブルが起きたとき、日付入りで具体的な発言を書き留めたメモが1枚あるかどうかで、経緯をたどれるかどうかが変わってきます。
書く場面の典型は、顧客や取引先との電話、廊下での立ち話レベルの合意、評価面談とは別のちょっとした1on1、問い合わせ対応、他の人に引き継ぐ折り返し電話などです。
打ち合わせメモ・電話メモ・記録メモ・議事録の使い分け
この4つは現場でよく混同されますが、用途がそれぞれ違います。どれに当たるかによって、書く量も、求められる正式さも変わります。
| 文書 | 書く場面 | 分量 | 読む人 |
|---|---|---|---|
| 打ち合わせメモ | 内容を残しておきたい電話・対面の会話 | 数文〜半ページ | 自分、チーム、必要なら案件フォルダ |
| 電話メモ | 他の人に取り次ぐ電話（伝言・折り返し依頼） | 数行 | 電話の本来の相手 |
| 記録メモ | 会話の有無にかかわらず、正式な記録として残すべき事案 | 短いが日付と作成者を明記 | 案件フォルダ、必要なら人事・法務 |
| 議事録 | 複数人が参加する会議 | 1ページ以上・型が固定 | 参加者全員と欠席者 |
迷ったときは、次の3つを目安に選んでください。
- 電話メモ：自分は取り次ぐだけの場合に書きます。発信者、用件、折り返し先、緊急度を書けば十分です。
- 打ち合わせメモ：自分が会話の当事者で、話した内容や約束を残したい場合に書きます。
- 記録メモ：記録そのものを正式に残す必要がある場合に書きます。日付と作成者を明記し、半年後に読んでも誤解が生じない書き方を心がけます。なお、複数人の会議であれば、最初からきちんとした議事録を選んだほうが早いです。
打ち合わせメモに必要な6つの項目
役に立つメモは、次の6つの質問に答えられる形になっています。この型を一度決めてしまえば、毎回「何を書こう」と迷わずに済みます。
1. 基本情報：日付、時刻、形式（電話・オンライン・対面）、参加者と役職を書きます。この1行がないと、後からどの案件のメモか分からなくなり、せっかく書いても役に立ちません。
2. 用件：1文で十分です。「請求書2026-0815の問い合わせ」「二次面接」といった書き方で構いません。
3. 主な発言：相手が何を言い、自分が何を言ったかを書きます。一言一句ではなく要約で構いません。もめそうな話題では、「先方が明言：〜」のように重要な発言に印を付けておくと、後で助けられます。
4. 合意事項：何を約束し、何を断り、何が保留になったかを書きます。3か月後に探すことになるのは、たいていこの部分です。
5. 次のアクション：誰が、何を、いつまでにやるかを書きます。担当と期限を決めていない合意は、結局誰も動かないまま流れてしまいます。
6. 作成者：誰がこのメモを書いたかを残します。記録メモであれば、イニシャルか署名も添えます。
逆に、書かないほうがよいものもあります。雑談、相手への個人的な評価、憶測の3つです。たとえば「先方の態度が悪かった」ではなく、「先方は問題解決まで支払いを保留すると通告した」のように、観察できる事実に置き換えて書きます。
そのまま使えるテンプレート3種
よくある3つの場面をテンプレートにしました。メモアプリやWord、チームのWikiに貼り付けて、項目を自分の業務に合わせて調整してください。
テンプレート1：打ち合わせメモ（基本形）
打ち合わせメモ
日時：
形式：電話 / オンライン / 対面
参加者：［氏名・役職・所属］
用件：
主な発言：
-
-
合意事項：
-
次のアクション：
- ［誰が］－［何を］－［いつまでに］
作成：［氏名・日付］
テンプレート2：電話メモ（伝言・折り返し用）
電話メモ
宛先：
発信者：［氏名・会社名・電話番号］
日時：
用件：
折り返し希望：あり / なし
緊急度：高 / 中 / 低
連絡がつく時間帯：
受けた人：
テンプレート3：記録メモ（正式な記録用）
記録メモ
件名：
関連案件・文書番号：
日付：
事実関係：
［何があったか、何を話したか。評価を交えず、
日付・金額・約束を具体的に書く］
所見・対応（必要な場合）：
作成：［氏名・役職］
共有先・保管先：
実務のコツを1つ挙げておきます。テンプレートは、会話が発生する場所に置いておきましょう。探さないと出てこない電話メモ用紙は、結局使われなくなります。
記入例
取引先との電話のあと、基本形のテンプレートを埋めると次のようになります。
打ち合わせメモ
日時：2026年9月9日 11:20〜11:40
形式：電話
参加者：佐藤（当社・購買）、チェン氏（Nordfelt社・営業）
用件：発注B-2214の納期遅延
主な発言：
- チェン氏：資材不足により2週間の遅延を確認。
- 9/21の週から6割の分納は可能。
- 当社から値引きを打診。チェン氏は社内確認が必要と回答。
合意事項：
- 9/21の週の分納を確定。残りは10/15までに納品。
- 値引きの可否はNordfelt社が金曜までに回答。
次のアクション：
- 佐藤－生産計画チームへ共有－本日中
- チェン氏－値引きの回答－9/12
作成：佐藤、2026年9月9日
見てほしいポイントは2つあります。まず、このメモは「言われたこと」と「合意したこと」をはっきり分けています。そして、後で話がこじれたときに効いてくる情報、つまり日付・約束・期限が漏れなく入っています。
よくある失敗
- 数時間後にまとめて書く。 電話を2本こなした頃には、細かい数字や言い回しの記憶は薄れています。会話中か直後に書かないと、会話そのものではなく、あいまいな記憶を記録することになってしまいます。
- 単語しか書かない。 「価格、納期、折り返し」だけのメモは、3か月後には誰の役にも立ちません。誰が何を約束したのか、文で残します。
- 担当と期限を決めない。 会話が何の行動にもつながらない、いちばんよくある原因です。
- 観察ではなく評価を書く。 個人的な判断が混ざったメモは、後で反論の材料にされやすくなります。案件フォルダに入る可能性があるなら、なおさら注意が必要です。
- フォーマットが毎回違う。 書くたびに形が違うと、書くのも探すのも遅くなります。型を1つ決めれば、どちらの問題も解決します。
- メモが個人の手元で止まる。 自分のノートの中にしかないメモは、チームにとっては存在しないのと同じです。CRM、案件フォルダ、共有フォルダへの保管までをワンセットにしましょう。
- 書くことに気を取られて会話を聞き逃す。 タイピングしている間は、話を半分しか聞けていません。難しい交渉ほどこれが痛手になります。この問題への対処は、次のセクションで説明します。
AIで打ち合わせメモを自動作成する
打ち合わせメモには昔からジレンマがあります。集中して聞くほど手が止まり、必死に書くほど会話を聞き逃してしまうのです。AI会議アシスタントを使えば、会話の文字起こしと型どおりの整理をAIに任せられるので、このジレンマ自体がなくなります。
SuperInternは、MacとWindowsで使えるボットなしのデスクトップアプリです。PCのマイクとシステム音声から直接音を拾うため、会議にボットが入ってきません。デバイス側で動く仕組みなので、スピーカーフォンでの電話、Teams、Zoom、Google Meet、Webex、さらには同じテーブルでの対面の会話まで、どこでも同じように使えます。
打ち合わせメモに使うと、次のようなことができます。
- テンプレートが会話中に自動で埋まります。 AI Canvasにこの記事の型を一度登録しておけば、会話中にAIが発言を「主な発言・合意事項・次のアクション」に振り分けてくれます。電話を切った時点で、メモはもう仕上がっています。
- 誰の発言かが残ります。 話者の自動識別により、発言が参加者ごとに整理されます。もめそうな論点でも、どの約束が誰の口から出たかを後から確認できます。
- 固有名詞が正しく出ます。 個人辞書に製品名・プロジェクト名・担当者名を登録しておけば、表記ブレを防げます。辞書はまとめて一括登録もできます。
- 探す代わりに聞けます。 会議後のAIチャットに「値引きの回答期限はいつと言っていた？」と聞けば、該当箇所をすぐ引き出せます。
- 外国語の電話にも対応します。 50以上の言語をリアルタイムで翻訳し、要約は日本語で受け取れます。
限界も正直に書いておきます。SuperInternはPCの前で行う会話向けのツールなので、PCを開いていない廊下での立ち話には、今までどおり手書きメモが向いています。また、会話を文字起こしすることは相手に伝えるのが原則です。録音の同意に関するルールは国や社内規程によって違うため、迷ったら先に一言断っておきましょう。無料プランがあるので、次の電話から気軽に試せます。
よくある質問（FAQ）
打ち合わせメモと記録メモは何が違いますか？
打ち合わせメモは、会話の内容を残して日々の業務に使うための記録です。一方の記録メモは、会話の有無に関係なく事案を正式に残すための文書です。日付と作成者を明記し、後で証拠として通用するよう、より正式な書き方をします。
打ち合わせメモに法的な効力はありますか？
契約書ではありませんが、証拠資料にはなります。出来事の直後に書かれ、日付と具体的な発言が入ったメモは、後から思い出して再構成した記憶よりはるかに重みがあります。ポイントは、すぐ書くこと、事実だけを書くこと、作成者が分かることの3つです。
どのくらいの長さで書けばよいですか？
短く、ただし必要な情報は漏らさない、が目安です。具体的には、基本情報1行と本文5〜10行程度で収めます。それより大幅に長くなるようなら、そもそも議事録が必要な場だった可能性が高いです。
メモのために通話を録音する必要はありますか？
ありません。メモがあれば録音は不要です。録音やAIでの文字起こしをしたい場合は、先に相手の同意を取ってください。無断録音は多くの国で違法です。事前に伝えたうえで、同意を得たことも書き残しておくと安心です。
打ち合わせメモにはどんなツールが向いていますか？
最初は、決まったテンプレートを入れたテキストツールなら何でも構いません。会話の数が多いなら、メモを検索でき、自動で構造化してくれる仕組みが有利です。営業の電話ならCRM、それ以外なら、メモをリアルタイムで書いてくれるSuperInternのようなAIアシスタントが候補になります。
誰が書くべきですか？
原則として、会話をした本人ができるだけ早く書きます。自社側の参加者が複数いる重要な電話では、誰が記録するかを先に決めておきましょう。2人とも中途半端なメモを残してしまう事態を防げます。
どのくらいの期間保管すればよいですか？
案件によります。契約・クレーム・人事に関わるメモは、その案件が続く限り保管します。あわせて社内の保存・削除ルールも確認してください。個人情報を含むメモは、個人情報保護の規程の対象にもなります。
まとめ
よい打ち合わせメモの条件は、短いこと、事実だけが書かれていること、すぐ見つかることの3つです。必要なのは、6つの項目（基本情報・用件・主な発言・合意事項・次のアクション・作成者）を押さえた型を1つと、保管場所を1つ決めることだけです。この5分の習慣があれば、後から何時間もかけて記憶をたどり直す必要がなくなります。
最後に残るのは「話しながら書く」という負担ですが、これはもうAIに任せられます。ボットなしのAIアシスタントがテンプレートをリアルタイムで埋め、発言を話者ごとに整理してくれる間、私たちは会話本来の目的である「聞くこと」と「交渉すること」に集中できます。
次の電話や打ち合わせで、このワークフローを試してみてください。SuperInternはクレジットカード登録なしで、無料で始められます。